Архивиране на документи – най-голямото улеснение за успешен одит
nacorp
Това са реални примери от запитвания от нашите клиенти.
През определен интервал от време проверяваме кои са моментите на спешна нужда от информация.
Най-често това са насрещни проверки и одити и характерното за тях е, че изискват да се намери и подготви голямо количество документи, които са:
- От различни периоди
- От различни контрагенти
- От различни отдели
Това разнообразие предполага, че различни хора са произвели тази информация, информацията не се намира на едно и също място или трябва да се ангажират различни хора, за да я предоставят.
Одитите и насрещните проверки донасят не малко количество стрес, тъй като са с късо предизвестие. В случай, че компаниите не успеят да предоставят търсената информация, репутацията им може да пострада.
Ако при вас ситуацията в момента е:
Имаме насрещна проверка и ни изпратиха стотици документи от различни години. Трябва да преориентираме няколко човека само за да съберем исканата информация…
То в следващите редове ще ви представим как архивирането на документи ще спести притеснения, стрес и изоставане от важните работни задачи. Независимо какви моменти ще настъпят.
Одити и насрещни проверки
Тук влизат всякакви проверки от НАП, НЗОК, вътрешни и външни одити, инвентаризации, различни запитвания. При тях се налага обосновано, на база документи и данни, да защитим собствените си интереси. Понякога тези събития са планирани, друг път са изненадващи и настъпват в най-важните и натоварени периоди в годината.
Одити
Одитите са планирани събития. При тях предварително се изпраща информация какъв тип документи и за кой период ще бъдат прегледани. Понякога дори кои точно ще бъдат одитираните документи от дейността.
Насрещна проверка
Тя може да е внезапна или с кратко предизвестие. Времето, в което трябва да се събере и предостави исканата информация, е значително съкратено.
Запитване от клиент
Понякога комуникацията с клиенти протича праволинейно и бързо: Въпрос – Отговор. Затваряме случая.
Друг път ситуацията е следната: Въпрос – Отговор или Въпрос – Искане на уточнение – Нужда от пълна справка.
При работата с клиенти водещо е предоставеното обсулжване да бъде на високо ниво, за да може клиентът да види в лицето на компанията доверен партньор, независимо от ситуацията. Това означава бързи отговорите и демонстрация, че неговата история е зашитена, съхранена и дава основание за отговор на всичките му въпроси.
Защита на собствените интереси
Понякога се случва да има разминаване в подадената и получена информация. Трябва да имаме документирана информация, за да докажем правотата си.
Промяната идва, когато можете да си кажете: “Знам къде се намира всеки документ, който търся!”
Проведохме проучване в корпоративната ни страница в LinkedIn с въпрос “Какво би ви улеснило в работата с документи?”
Да можеш сам да намериш документа, който търсиш, предполага да имаш система, която позволява да работиш бързо и самостоятелно. Това е един от ключовите индикатори за ефективност. И е тясно обвързан с напрежение, ако не можеш да си свършиш задачите, камо ли при ситуации като одити.
Ако се чудите дали при вас всичко ще мине безпроблемно, отговорете на следните въпроси:
- Къде съхранявате своята информация?
- Информацията ви подредена ли е? Има ли разпределение по период/контрагент?
- Колко бързо можете да намерите документ, независимо какъв е, ако сега ви попитат?
- Може ли това да стане самостоятелно?
- Това ще възпрепятства ли нормалната работа на екипа ви?
- Трябва ли да пренасочите хора, които да се заемат изцяло с подготовката на тази документация?
Подгответе архива си
Дори да поддържате вътрешен архив можете да изпаднете в следните ситуации:
- Разполагате със значително количество документи;
- Човек от екипа е отговорен за архива, но той не е работа;
- Документите са в обособено помещение, подредени са, но няма опис към тях или липсват индикации кое къде е;
- Има генерални индикации без подробно описание, които ви насочват или само по период, или към видовете документи. Документите са прибрани, но при търсене се получава хаос, защото се разместват класьори, кашони, папки, преместват се от едната страна на другата, разлистват се листа, а следващите документи се оказват в “ей онази купчина, която избутахме най- назад”. Търсенето отнема отнема часове, а понякога и дни.
Сега ще ви покажем как от “Как да знам къде се намират всички документи” ще стигнете до “Знам къде се намира всеки документ, който търся!”
Архивиране на документи или как одитите и насрещните проверки стават безпроблемна задача
Ключови моменти, които ви донасят спокойствие и знание по отношение на информационната сигурност и подредбата:
Описваме архива ви – описваме какво взимаме, от кой период и го прибираме в архивни кашони и кутии.
Съхраняваме го извън вашите помешения – получавате копие от Приемо-Предавателния протокол (ППП). Така така имате знание какво е взето и от кой период.
Организираме архива ви – заедно избираме структура, по която ще са описани документите ви и ще имате онлайн достъп по всяко време. Прилича на електронна таблица, в която се изкарват няколко ключови параметъра за търсене. Обикновено това са Вид документ, Период, Контрагент. Важи за всички документи! 🙂
Създаваме подходяща структура – ако имате специфични изисквания за достъп до документите или допълнителни полета за описание просто ни кажете и ще ги допълним.
Индексираме взетите документи – чрез вътрешна индексация знаем кои ваши документи къде точно са. Получавате собствени потребителски имена и парола. Така вече разполагате с копие от ППП и виждате онлайн лесен и удобен начин, по който знаете къде са вашите документи във всеки един момент.
Търсене и намиране – във всеки един момент можете да се обърнете към нас и да заявите документа/тите, които са ви поискали и те ще са при вас до час!
Най-големите ползи от архивирането на документи
- Намирате документите САМОСТОЯТЕЛНО и това става дигитално.
- Съкращавате времето – намирате всичко не за дни, а за СЕКУНДИ.
- ПРЕМАХВАТЕ СТРЕСА от одити и насрещни проверки!
Проверките винаги идват в най-натоварения момент. Одит с одит не си прилича – никога не може да знаете какви документи ще ви поискат следващият път. Поддържането на архив изисква ясно изградени правила и процеси за управление на информацията. Ако документацията започва да набъбва и става трудно да поддържате добра организационна структура, ето статия, която може да ви помогне и даде идеи за организация:
6 стъпки, с които да започнете да архивирате документите си като архивист!
Ако документацията е значителна и екипът работи ежедневно с документи, то сигурно в помещенията, в които работите, имате шкафове, запълнени с класьори, папки и листове по бюрата.
С ⬇️този worksheet ⬇️можете да сверите дали давате пари за процеси и помещения, свързани с управлението на хартия, които всъщност можете да си спестите:
Ако искате да промените цялостния си подход за съхранение, организация, търсене и намиране на документи и да си спестите стреса от тези ситуации – даваме безплатни консултации. Свържете се с нас.
Авторски права © National Archives 2020
Other related posts
Абонирайте се за нашия бюлетин
"*" показва задължителните полета