6 стъпки, с които да започнете да архивирате документите си като архивист

Фирми и физически лица – всеки ден работим с документи, независимо дали са електронни, или на хартия. Не вярвате? Част от тях – фактури, договори, разписки, документи, съдържащи лични данни като договори, банкови извлечения, изпринтиран имейл от клиент с подписа му отдолу, фирмена документация, която може да бъде или за вътрешно ползване, или конфиденциална.

Архивните документи са всъщност  живите оперативни документи на една компания 

Затова преди да преминем към същинската част ще обърнем внимание, че

Архивирането на документи е процес, който не приключва

Aрхивните документи се създават от изпълнението на ежедневните дейности. Законът ни задължава да съхраняваме тези документи за определен период от време, и то в ненарушен вид. Също така е нужно да бъдат лесно намерени, в случай на данъчна проверка или при вътрешен/външен одит. Затова следва да:

• Подсигурим, че ще ги съхраняваме в ненарушен вид;
• Ще ги съхраняваме за определения от закона период на съхранение;
• Да ги опишем така, че да бъдат лесно намерени.

Архивът на документи в полза на бизнеса

Архивът на документи ви помага да:

• не губите време в търсене на информация – ще знаете къде точно се намира тя – това ви помага  да вършите работата си по-спокойно и самостоятелно;
• не зависите от свой колега, който може и да не е на работа точно, когато ви потрябва информация за справка;
• ще разполагате с времето си. Търсенето на информация, което отнема повече от 5 минути мога да сравня единствено с чакането по опашки – това е може би времето, което считам за най-безвъзвратно загубено и неоползотворено.

Вижте ползите от архивирането на документи за екипната работа тук.

Архив на документи – начин на организация, опис, електронен каталог

Ако вие сте човекът, отговорен за административната част и в частност – архива, при описването на документите е възможно да се сблъскате с две ситуации:

1. Ситуация 1 – тотално неподреден архив – стар или унаследен архив.
2. Ситуация 2 – унаследяване на архив с опис или име на класьори. Същото важи и ако компанията е млада – тепърва създаваме такъв, следвайки долните стъпки.

Така че първото, колкото и тривиално на пръв поглед да звучи, първата стъпка от архивирането на документи е да определим ситуацията.

Стъпки за създаване на организиран архив

Започваме от по-леката ситуация – а именно – ситуация 2 – наследяваме подреден архив.

1. В случай, че имаме опис на архива, започваме като разделяме документите по вид:

1. 1. Пример 1 – Счетоводните документи разпределяме и групираме по: каса / банка / фактури – приходни, фактури – разходни. Така продължаваме и с другите счетоводни документи.
   2. Ако става въпрос за счетоводна компания с архив, тя може да има много фирми, чиито документи да обслужва. Тогава сортирането върви в следния ред: първо по клиент -> след това по гореописания начин за всеки клиент.
   3. Пример 2: Ако ще архивираме документи на застрахователна компания първо разделяме ги по видове отдели – счетоводен, автомобилен, имуществен, други. После се разделят и по вид документ. Напр.: в автомобилен отдел  може да има полици, сметки, отчети и др.
   4. По този начин продължаваме по видовете документи за конкретните отдели.

2. Подреждаме документите хронологично – първо по години и после по месеци;
3. Проверяваме срока за съхранение на документи – за да не пазим документи, които вече трябва да унищожим. Вижте сроковете за съхранение тук.;
4. Прибираме ги в кашони като едновременно с това
5. Съставяме опис, който позволява да се проследи кой документ/папка къде отива. Най-лесни, но и най-съществени за описанието са три параметъра – номер на документа, дата, контрагент.

С това приключва описът и първоначалното създаване на архива.

Това е добрата практика. Нейните предимства: 

1. Чрез описа знаем какви видове документи имаме -това ще ни улесни при определянето на сроковете за съхранение;
2. Хронологичното подреждане улеснява справката. Позволява да забележим, ако има липсващ период, и да ни насочи в кой диапазон да бъде потърсен евентуално. В най-добрия случай ще намерим липсващата информация.
3. Улеснява последващите процеси по индексиране и дигитализиране на документите
4. По-лесно се предават на външна фирма за архивиране.

Как да  се справим бързо с неподреден архив?

Ако попаднем в ситуация 1, архивът често се намира в неподходящо помещение, което може да е било наводнено, без въздух, с по-висока влажност – все условия, които са в разрез с правилата за съхранение на архив. Архивът може да е неподреден, разпилян, скупчен. Възможно е част от документите да не са в добро състояние, да са с нарушена цялост или с мухъл.

Не се отчайвате!

Появяват се няколко допълнителни стъпки, но следвайки този план бързо ще стигнем до стъпките, описани по-горе.

1. Привеждат се в приличен вид;
2. 1. Например – почистване на мухъл – мухълът е заразен и плъзва по другите документи. Затова първо се отделят “заразените” такива и се почистват. Тук оставяме линк към метод, който работи.
   2. Наводнените документи  се подсушават, но не на пряка слънчева светлина, за да не избледнее написаното.
   3. Ведомостите (документи с голям давностен срок) се възстановяват според нуждите – шият/подлепват
   4. Накратко – прави се всичко, за да спасим документа.
3. Опис на това, което имаме пред себе си – когато успеем да приведем документите във вид, който ни позволява да продължим, се захващаме с описа. Тук документите няма да вървят хронологично, което не трябва да ви притеснява. Най-важното е, че са започва тяхното описване, което ще позволи да знаем с какви документи разполагаме;
4. После се изпълняват последователно гореописаните стъпки.

Необходими материали за архвиране на документи

1. Класьори – стандартни от 5 или 8 см широчина
2. Клеми – това е наш трик – улесняват прехвърлянето на документи от и в класьори и папки с машинки. Ако имате документи, с обем около 250-3000 страници, можете вместо да ги използвате класьор . Предимството е, че са пластмасови и не образуват ръжда около мястото на допира с хартията. Компресират хартията и спестяват от обема с около 20%.
3. Разделители – те може да не са специални пластмасови, но и цветните листа вършат чудесна работа – за отделяне на периоди или видове документи едни от други.
4. Перманентен маркер – за надписване върху класьора и кашона – нали не искате, това, което сте написали да изчезне след време и въпреки създадения опис да не можете да свържете документа с местоположението му
5. Кашони за съхранение – кашоните трябва да са издръжливи и лесни за носене. Най-добре е да са според вида и размера на документите. Нашите кашони, може да намерите тук
6. По желание – ластици, с които да обхванете документите, джобове за документи /внимавайте при поставяенти отворът да сочи нагоре, за да не изпаднат документи при пренасяне/.

В заключение ето и шестте стъпки, които да следвате

1. Определете местоположението на документите;
2. Изберете подходящо помещение за съхранение;
3. Снабдете се с информация дали е водена статистика за архива;
4. Определете ситуацията – прегледайте как е описан архивът;
5. Разделете архивните документи първо по вид, после по период;
6. Направете опис и архвиирайте с подходящи материали.

Вече сте направили първите стъпки за създаването на един подреден архив!

Искате ли още подобни статии за първи стъпки? 

Настоящата статия е създадена ии в полза на начинаещи архивисти, за да се създаде начално познание за ситуацията. Нашата препоръка е архивните документи да се предават на архивираща компания, за да сте сигурни, че условията за съхранение на документи и защитата на личните данни са спазени и да се извърши тяхната дигитализация. Също и да се унищожат документите, които повече не са необходими, но само по законов начин. 

Авторски права © National Archives 2020