Архивираме всякакви по вид и размер документи
Знаете с какви документи разполагате и къде са
Подсигуряваме защитата им като същевременно ги организираме по начин, по който да можете да управлявате удобно най-ценния си актив, както в настоящия, така и в бъдещ момент. Заедно установяваме действителните ви нужди и дефинираме рисковете, за да ви посъветваме и ориентираме към точното решение.
Знаете ли, че
- Цялата информация заема значително офис пространство - плащате висока цена за квадратен метър, а трансформирате работните помещения в места за натрупване на документи;
- Помещенията и хранилищата, които използвате за съхраняване и защита на документте си, често са неподходящи и не отговарят на специфичните изисквания за дейността
- Големият обем от документи претоварва работните площи
- Средствата за търсене на информация не са пригодени за целта, което води до загуба на ценно време - както на персонала, така и за компанията - забавя нейните основни процеси;
- Не разполагате с обучени за позицията "архивист" специалисти и/или с подходяща технология за обработка, архивиране или дигитализиране на информацията си
- В резултат отделяте значителен финансов ресурс за дейности, които са далеч от основната дейност на организацията
- Застраховките ви не покриват риска в случай на бедствие.
Нашият подход
- Анализираме текущото състояние на документите и активите ви и предвиждаме бъдещето им нарастване
- Предлагаме начин за управление и безопасно архивиране на документите ви
- Внимателно ги сортираме, организираме и транспортираме до собствената ни база
- Съхраняваме и складираме архива ви в обезопасени специализирани места
- Предоставяме ви удобна платформа, чрез която знаете какви документи имате и къде точно са
- Разполагате удобно с тях - при справки бързо могат да ви бъдат предоставени
- Унищожаваме физически архиви с изтекъл законов срок на съхранение
Използвайки нашия опит при архивирането и организирането на документите и информацията си, променяте начина си на работа и ще съкратите разходите си с близо 50% за архивната дейност.
Процесът включва и:
- Анализ и съвети
- Справки
Анализ на архива ви и търсене на документи при справки
Всяка частна фирма или държавна структура запазва информацията си под една или друга форма. Осъвременяването на практиките за нейното систематизиране и съхранение, е процес, чрез който се създава функционален архив. Модерният архив позволява по-лесно поддържане и адаптиране към останалите процеси в компанията. “Национални Архиви" е компания, специализирана в предоставянето на аутсорсинг услуги за централизирано външно съхранение на архиви и дигитализация на документи.
Ние ще ви помогнем в това начинание.
Заедно ще анализираме и преценим състоянието на документите и архивите ви, за да предложим най-подходящия план за действие.
Анализ на архива ви
Как става това?
Работим на три етапа
Подготовка: Посещаваме хранилищата ви за съхраняване на документи, за да можем да се запознаем с текущите практики за управлението им. Отчитаме различни важни параметри като типологията и качеството на документите, действащото законодателство във вашия сектор, нуждите от консултация, нарастване на количествата и др.
Анализ и план: Изготвяме обобщаващ доклад, в който сме отчели спецификата на сектора и документите, обемът им, силните и слаби страни на досегашния начин на работа при опазването и организирането им.
Изпълнение: Завършваме като предлагаме план за действие, изцяло съобразен с вашите нужди. След съгласуването му пристъпваме към операциите по архивиране.
Електронен каталог
Това е сигнатурата на вашите физически документи в нашия уеб базиран софтуер - бутик. Електронният каталог се създава персонализирано за вашата компания. Съдържащите полета са приспособени към спецификите, типологията и начина, по който категоризирате документите си.
Чрез него ще имате пълен инвентар на съществуващите папки и документи и ще можете по всяко време да направите справки. Квалифициран персонал се грижи за защитата, състоянието и проследимостта на документите и архивите ви и ви помага да ги управлявате по подходящ начин.
Електронния каталог спестява време и ви помага да:
- Подобрите процеса при намиране на специфична информация;
- Постигнете спокойствие и увереност - знаете разположението на архивите във всеки момент;
- Търсите и намирате информация през целия период на съхранение;
- Постигнете висока степен на защита и сигурност - достъпът до архива е възможен единствено от оторизирано лице, което използва индивидуално създадени потребителско име и парола за достъп;
- Имате проследимост - получавате годишна справка за движението на вашите архиви;
- Имате контрол върху вашите документи;
- Спазвате различните регламентираните срокове за съхранение на различните документи.
В допълнение, след изтичане на периода на съхранение на вашия архив, ние можем да ви помогнем с унищожението му, но единствено след вашето писмено съгласие.
Справки при търсене и доставка на документи
В случай, че имате нужда да прегледате архивираните документи, можете да го направите бързо и лесно. Според избраните предоставени услуги, предлагаме два начина, по които това може да стане:
Физически: Достатъчно е да ни изпратите заявка. Нашият екип бързо намира документите, изброени в нея, и ги доставя на оторизирано лице. След като сте извършили необходимите справки ние връщаме документите по места в архива, като поддържаме регистър, за да е възможна проследимостта на тяхното движение.
Електронни: Съобразно вашето запитване за търсене на конкретните документи, ние ги намираме, сканираме и предоставяме на оторизирано лице по следните начини: чрез криптиран имейл, CD, флашка или друг канал.
Онлайн: Дигиталната трансформация на документите ви е начинът, чрез който вие сами можете да намерите конкретна сканирана информация в нашата уеб-базирана система за секунди. Разбира се, поставили сме сигурността на първо място и достъп до нея имат единствено упълномощени лица, разполагащи с персонално потребителско име и парола.
