Анализ на архива ви
Как става това?
Работим на три етапа
Подготовка: Посещаваме хранилищата ви за съхраняване на документи, за да можем да се запознаем с текущите практики за управлението им. Отчитаме различни важни параметри като типологията и качеството на документите, действащото законодателство във вашия сектор, нуждите от консултация, нарастване на количествата и др.
Анализ и план: Изготвяме обобщаващ доклад, в който сме отчели спецификата на сектора и документите, обемът им, силните и слаби страни на досегашния начин на работа при опазването и организирането им.
Изпълнение: Завършваме като предлагаме план за действие, изцяло съобразен с вашите нужди. След съгласуването му пристъпваме към операциите по архивиране.
Електронен каталог
Това е сигнатурата на вашите физически документи в нашия уеб базиран софтуер - бутик. Електронният каталог се създава персонализирано за вашата компания. Съдържащите полета са приспособени към спецификите, типологията и начина, по който категоризирате документите си.
Чрез него ще имате пълен инвентар на съществуващите папки и документи и ще можете по всяко време да направите справки. Квалифициран персонал се грижи за защитата, състоянието и проследимостта на документите и архивите ви и ви помага да ги управлявате по подходящ начин.
Електронния каталог спестява време и ви помага да:
- Подобрите процеса при намиране на специфична информация;
- Постигнете спокойствие и увереност - знаете разположението на архивите във всеки момент;
- Търсите и намирате информация през целия период на съхранение;
- Постигнете висока степен на защита и сигурност - достъпът до архива е възможен единствено от оторизирано лице, което използва индивидуално създадени потребителско име и парола за достъп;
- Имате проследимост - получавате годишна справка за движението на вашите архиви;
- Имате контрол върху вашите документи;
- Спазвате различните регламентираните срокове за съхранение на различните документи.
В допълнение, след изтичане на периода на съхранение на вашия архив, ние можем да ви помогнем с унищожението му, но единствено след вашето писмено съгласие.
Справки при търсене и доставка на документи
В случай, че имате нужда да прегледате архивираните документи, можете да го направите бързо и лесно. Според избраните предоставени услуги, предлагаме два начина, по които това може да стане:
Физически: Достатъчно е да ни изпратите заявка. Нашият екип бързо намира документите, изброени в нея, и ги доставя на оторизирано лице. След като сте извършили необходимите справки ние връщаме документите по места в архива, като поддържаме регистър, за да е възможна проследимостта на тяхното движение.
Електронни: Съобразно вашето запитване за търсене на конкретните документи, ние ги намираме, сканираме и предоставяме на оторизирано лице по следните начини: чрез криптиран имейл, CD, флашка или друг канал.
Онлайн: Дигиталната трансформация на документите ви е начинът, чрез който вие сами можете да намерите конкретна сканирана информация в нашата уеб-базирана система за секунди. Разбира се, поставили сме сигурността на първо място и достъп до нея имат единствено упълномощени лица, разполагащи с персонално потребителско име и парола.
