Гостувахме на УниБИТ с открита лекция
април 4, 2019
Участвахме на форума Библиосвят 2019 с презентация на тема “Киберсигурност, GDPR и архиви в дигиталната ера”
май 21, 2019
Информацията. Говорим си често, че за да спечелим интереса на даден клиент, независимо в коя сфера работим, трябва да можем да реагираме бързо при запитване и да предоставим максимално релевантнa и конкретнa информация. За да предоставяме надеждни услуги обаче е нужно да имаме стратегия за бекъп на информация, както и да сме запознати с начините за заличаване на данните.
“Живеем и работим в общество, което все повече разчита на информационните технологии и бързия достъп до информацията, който те предлагат.”
В днешно време масово работата ни е свързана с дейност чрез компютър.
Създаваме стотици GB файлове върху работните си устройства. В същото време искаме да достигаме до конкретни данни без да се ровим из голям масив от информация и документи. И така докато в даден момент неизбежно настъпва време, когато трябва да изтрием част от създаденото и да освободим пространство, за да може например компютърът ни да спре да “забива”, защото е претоварен.
Заличаване и загуба на данни
Ако сме от щастливците, на които не им се е случвало да загубят информация, то тепърва се сблъскваме с действителността, в която не искаме ли да “забравим” за нея, ще трябва да я запазим и презапишем някъде. А ако пък искаме да изтрием нещо перманентно, необходимо е да заличим данните според добрите практики за сигурност на информацията. Все пак не искаме тя неволно да попадне в нечии умели ръце и така да изложим на риск или реномето на компанията ни, или пък нашата собствена сигурност заради изтичане на данни, нали?
Темата за днешната статия ни подсказа неотдавнашна среща с клиент, чийто проблем е свързан с факта, че притежава голямо количество информация и е изправен пред въпроси, свързани със сигурността, достъпа и използването й. И търси решение за своята дигитална информация.
От ключово значение се явяват начините, по които я използва, структурира, как я предава.
За да обърнем достатъчно внимание на два взаимносвързани процеса от управлението на информацията – бекъп и унищожаване – решихме да ги разграничим и опишем в две отделни статии.
Start Smart: Част II Унищожаване на електронни носители на информация
Що е то бекъп и кога се извършва?
Днес разказваме що е то бекъп, как да изберем подходяща стратегия и колко често да бъде извършван
Няколко въпроса преди избор на вариант за бекъп на информация:
- По какъв начин се гарантира неприкосновеността на информацията?
- Как можем да сме сигурни, че само определени хора имат достъп до информацията?
- Как да не бъдем зависими от конкретен човек, който може да напусне?
- Колко технически грамотни трябва да бъдем, за да имаме достъп и да боравим с бекъпа на информацията?
Какво е бекъп и как да подходим при избор на стратегия?
Бекъпът е познат като резервно копие на данните. Той е ключов елемент от управлението на риска за всяка организация. Ако за да подсигурим дългосрочно резервно копие на хартиения носител го ксерокопираме или сканираме, то за живота на дигиталната информация правим т.нар. бекъпи. Защо?
- Техниката се амортизира и разваля
- Може да загубим свързаност до сървъра или
- Неволно можем да изтрием важни данни
Какви са последиците?
Нагласа от типа “надали ще се случи точно на нас” или “вероятността е пренебрежителна” е много неправилна. Предварително изготвен план за възстановяване при евентуална кризисна ситуация минимизира щетите от загуба на ценна информация. Примери са:
- съхраняване на информацията на други носители и записването
- архивирането им и презаписването им на друго място, съхранението на отдалечен сървър.
Затова правилните въпроси са не “дали” ще се случи и “доколко ще пострада работата ми без тези данни”, а:
Какво мога да направя в случай, че се реализира най-лошият сценарий?
Защото всяка техника има определен период на експлоатация. Повредата е въпрос на време и не се измерва в степен на вероятност.
Чрез размишленията върху тези въпроси ще добием представа коя информация е ценна за нас и дали трябва да я съхраняваме на повече от едно място.
Представяме четири основни подхода с техните плюсове и минуси за начина, по който да се извършва бекъп.
Чрез тях ще можете да добиете представа кой би било най-подходящо за вашата компания
Решения за бекъп на данни и информация
1. Съхранение на копие на данните в същия компютър/сървър
Плюсове:
- ниски разходи при имплементация и лесна поддръжка
- без загуба на информация и без прекъсване на дейността
- възможност за лесно презапасяване с “резервни” дискови устройства
Възможни минуси:
- прекъсване на дейността при друга хардуерна повреда
- прекъсвания при отпадане на мрежовата свързаност или електрозахранването
- загуба на информация при събитие на място (пожар, наводнение и т.н.)
2. Синхронизация на данните на отдалечен компютър/сървър
Плюсове:
- средни разходи при имплементация и лесна поддръжка
- без загуба на информация при събитие на място, друга хардуерна повреда или отпадане на мрежова свързаност или електрозахранване (ако втората машина е разположена на друго място)
- възможност за запазване на копие от изтритите на основния сървър данни
Възможни минуси:
- възможни прекъсвания на услугата, но все пак достъпни данни при отпадане на дисково устройство от основния сървър
- ангажимент към проследяването на пълнотата за бекъпите
- зависимост от мрежовата свързаност и мрежовия капацитет по време на бекъп
3. Периодичен изнесен бекъп – например външен хард диск
Плюсове:
- ниски разходи при имплементация
- възможност за запазване на копие от изтритите на основния сървър данни
- без загуба на информация при отпадане на дисково устройство, отпадане на свързаност или събитие на място
Възможни минуси:
- ангажимент към редовното извършване на бекъп на иформация, правилното и сигурно съхранение на носителя и транспорт при предаване. Например доверен човек от вашата организация с минимални технически познания.
- не помага за непрекъсваемостта на услугата
- допълнителен риск по отношението на управление на преносими носители на информация
4. Репликиране на цялата информационна система или база данни
Плюсове:
- гъвкавост по отношение на конфигурация
- без прекъсване на дейността при отпадане на комунални услуги или хардуерна повреда в която и да е от средите
- без загуба на информация при повреда на дискови устройства
- напълно автоматична синхронизация на данните в реално време
Възможни минуси:
- високи разходи при имплементация и сложна поддръжка, която трябва да се извършва от специалист
- ръчно изтритите данни изчезват от всички места
Бекъп
Както става ясно от съпоставката, идеален вариант за абсолютно всяка ситуация няма. По отношение на бекъп на информация, важно за нас е да знаем:
- Как са организирани данните ви?
– файлове, база данни, споделено пространство - Кои от тях са най-важни за вас?
– част от тях или всички - Колко често ви трябват?
– за възстановяване при авария или в случай на честа нужда от по-стари версии - Какви са възможностите на софтуера?
– за експорт и импорт на данни - Искате ли да запазваме последните няколко версии на файловете, претърпяващи промени?
На базата на това ще можем да направим правилен избор за бекъп стратегия.
Каквото и решение да изберете, най-важното е, че:
Разполагайки с надеждно копие на информацията, ще се застраховате от инциденти, форсмажорни обстоятелства и други неблагоприятни събития.
А как става сигурното заличаване на информация и какви са правилните подходи и техники, които се прилагат – вижте във втората част.
🐘🐘🐘 Ако темата ви е интересна и търсите решение за резервните копия на вашата информация, оставете ни съобщение или прочетете повече за унищожаване на екетронните носители. Ще се радваме да помогнем!
Авторски права © Национални Архиви 2019
