Практически съвети за поддържане на висока информационна сигурност в дигиталната ера

Доброто управление на информацията е в основата на добрата информационна сигурност и основополагащо за нейното запазване.

Наличие на подходящи политики, процедури и обучения върви с синхрон с развита техническа среда за управление на вашия архив и данн. Комбиниран подход ще ви помогне да управлявате риска, свързан със сигурността на бизнесa, както и да овладеете експлозивния растеж на данни.

Във втората статия от поредицата за значението на информационна сигурност разглеждаме връзката между традиционните системи за съхранение на документи и дигиталния подход.

Основни предизвикателства при поддръжка на бизнес документацията

За защита на вашия архив днес няма нужда сами да изграждате системи за защита. Освен ако тази дейност не е част от основния ви бизнес. Когато избирате доставчик, на когото да поверите грижата за съхранението и управлението на документите си, е важно да сте спокойни, че той разбира вашите цели и нужди.

Често срещани предизвикателства, които застрашават сигурността на информацията ви, могат да бъдат:

• Липса на (подходящо) пространство за архивиране и съхранение на документи
• Липса на ясно определени нива на достъп, които да подсигурят конфиденциалност на информацията
• Липса на квалифициран персонал за управление на архива
• Неорганизирана документация, която би могла да доведе до загуба
• Липса на документирани следи за позицията на документални материали
• Спазване на периоди на съхранение
• Недостатъчно развита технологична инфраструктура за поддръжката на архива
• Продължително и понякога неуспешно търсене на физически документи

Съхранение на физически архив в специализирано местоположение

Информационната сигурност започва със съхранение на хартиените оригинали. Документите трябва да бъдат защитени срещу потенциални нарушения на целостта или изгубване. Тук влизат и възможни заплахи от кражба, пожар и наводнения, биологични, химически и физически повреди и други неблагоприятни въздействия.

При инспектиране на архивните пространства се подготвя анализ и оценка за потенциални подобрения и инвестиции в съответствие с необходимите секторни изисквания и стандарти за физическа сигурност на документалния материал:

• Трябва да се съхранява в подходящи помещения, с оборудване, охранителни системи и климатични условия.
• Информацията трябва да е на разположение единствено за оторизирани лица и да бъде намирана бързо
• Информацията трябва да е на разположение за целия период на съхранение и трябва да бъде защитена срещу загуба
• Целостта на архива (стабилност, непокътнатост и подреденост) трябва да се гарантират по всяко време
• Добре е помещенията да са изнесени извън града и да са разположени далеч от водоизточници и в неземетръсни зони

Подробности за методиката и правилата при съхранение на документация може да намерите в Наредба за Реда за Организирането, Обработването, Експертизата, Съхраняването и Използването на Документите в Учрежденските Архиви на Държавните и Общинските Институции (запознайте се с нея тук).

Поемете контрол върху експлозивния растеж на данните

През 2020 година, в следствие на масовата дигитална работа с документи и данни, средно един човек е произвеждал 1.7MB  данни на ден. Общо за всички ни това са 2.5 милиона TB данни. *

Цялата тази информация поставя огромно предизвикателство пред компаниите днес. За да поддържат естеството на работата си, искат ефективно да обработват данните си в хибриден модел от традиционни системи за съхранение и модерен подход за управление. Затова обръщат поглед към решение в съответствие с вътрешни и външни политики за съхранение. В същото време целта им е всичко това да стане без да има дискомфорт за крайния потребител.

Ефективна оперативна работа чрез работа с архив

За да е полезен за целите на организацията, архивът трябва да бъде защитен според изисквания на сектора и организиран по начин, който гарантира контрол над архивираните документи, тяхната проследимост и достъпност. Със защитен, но същевременно удобен за работа архив, ще имате бърз достъп до документи от минали периоди. Същевременно ще отговаряте на основните изисквания за цялостност, поверителност и достъпност.

Аусторс на съхранението е стратегическо решение, с което се съсредоточавате върху основните процеси в своята компания, а при нужда от документи в оригинал, разчитате на доверен  партньор, който ще го намери и достави в рамките на часове, без да губите време в търсене.

Бърз достъп и одитна пътека ще задоволят изискванията за отчетност.

Високата степен на защита срещу потенциални нарушения в целостта на информацията или пропуски във вътрешната сигурност са грижа освен за доброто реноме, така и за работата ви в бъдеще.

Ако искате да създадете организиран и удобен за работа физически архив във вашето текущо местоположение, но нямате квалифицирани професионалисти, запишете безплатна консултация с нас: