Честичко сме казвали, че документацията и архивирането са критични, макар и понякога неволно пренебрегвани аспекти на всеки бизнес. Всяко предприятие има важни документи, които трябва да бъдат организирани и съхранявани сигурно.
Ето защо всъщност архивирането е неизменна част от напредъка на компанииите. Но каква структура се крие зад успешното архивиране на информация? Предстои да разберем.
“Процесът на преместване и съхраняване на документи на сигурно място за определен период от време се нарича архивиране.”
Архивираните документи са оперативните документи, които произтичат от ежедневната ни работа. За да тече тя гладко е нужно да достъпни за вас (собственика, по което и време да ви потрябват.
Освен бърз и удобен достъп, друг важен аспект от процеса по архивиране е да се подсигури, че информацията /под формата на документи и данни/ се съхранява в ненарушен вид до края на нейния период за задържане.
(Вижте тук периодите за съхранение на счетоводна информация)
Това е едно от значенията на Архив.
Той, най-общо казано, има още две, които са:
Информацията, която се съхранява, може да бъде:
Някои видове документи, които се архивират:
Както виждате, всяка сфера на бизнеса произвежда документи, подлежащи на архивиране.
С годините документите и информацията набъбва и ако няма изградена структура за съхранението и организирането, процесът по управлението им може да се окаже непосилен. Какво е решението на този проблем? Ефективно управление на документите.
Последни проучвания сочат, че:
Това огромно количество данни влияе върху начина, по който работят съвременните компании. Как?
Един типичен работник прекарва около два часа и половина на ден в търсене на информация. Това са 30% от работния ден!
Преди да пристъпите към действие ще трябва да създадете система за управление на документите. Тя определя начина за архивиране, гарантира сигурност и улеснява извличането на нужната информация. В тази статия даваме насоки как да се ориентирате в ситуация, в която или вие трябва да създадете архив, или унаследявате такъв.
Отговорите на тези въпроси са основата при създаване на система за управление на документи:
Стандартните услуги за архивиране на документи са:
Ето процесa на работа:
Вие ще изпратите заявка за изисквания документ. Национални Архиви ще сканира документа за секунди. Ако се нуждаете от оригинал – ще ви донесе оригиналното копие чрез проследена услуга за доставка.
При доставката и след необходимите справки екипът връща документите по места в архива. Цялата процедура се документира в предназначен за фирмата регистър, за да е възможна проследимостта на тяхното движение във всеки един момент.
Втората услуга е електронно архивиране на информация.
В този случай компанията за архивиране ще сканира избраните от вас документи. Те ще бъдат качени, индексирани и организирани в софтуер за архивиране. Той се създава по принципа на “бутик” – полетата, филтрите, нивото на описание на документите са курирани и се създават за нуждите на всяка компания.
За всеки, който ще борави с документите се създават персонални потребителско име и парола.
От началната страница имате достъп до всички документи. Опцията за добавяне на филтри ускорява процеса на търсене.
>>>ГЛЕДАЙТЕ ДЕМО КАК РАБОТИ<<<
След като намерите търсения документ, можете да го:
Нови версии на софтуера също се въвеждат редовно и безплатно, за да се възползвате от технологичните подобрения.
Необходимостта от архивите ще продължи да съществуват и за в бъдеще. Архивните документи са живите оперативни документи на една компания. Те се създават от изпълнението на ежедневните дейности и са необходими за изпълнението на текущи задачи или бъдещи справки.
Това, обаче, означава, че е необходимо компаниите да се преоткриват, за да се приспособяват към промените в технологичната и социалната сфера.
Тази нужда е особено изявена в случая с архивите, защото засяга почти всеки аспект от съществуването на институциите – от архивната теория до ежедневния контакт с потребители.
И със сигурност – навременно приспособление към нуждите на дигиталната ера при работата с документи ще помогнат на компаниите да поддържат своя статут.
Авторски права © National Archives 2020