Какво е архивиране на документи – Специално ръководство за заети хора

Честичко сме казвали, че документацията и архивирането са критични, макар и понякога неволно пренебрегвани аспекти на всеки бизнес. Всяко предприятие има важни документи, които трябва да бъдат организирани и съхранявани сигурно.

Ето защо всъщност архивирането е неизменна част от напредъка на компанииите. Но каква структура се крие зад успешното архивиране на информация? Предстои да разберем.

Фирмите и нуждата от архивирането на документи – защита и сигурност на документите

“Процесът на преместване и съхраняване на документи на сигурно място за определен период от време се нарича архивиране.”

Архивираните документи са оперативните документи, които произтичат от ежедневната ни работа. За да тече тя гладко е нужно да достъпни за вас (собственика, по което и време да ви потрябват.

Освен бърз и удобен достъп, друг важен аспект от процеса по архивиране е да се подсигури, че информацията /под формата на документи и данни/ се съхранява в ненарушен вид до края на нейния период за задържане.

(Вижте тук периодите за съхранение на счетоводна информация)

Трите лица на Архив

Това е едно от значенията на Архив.

Той, най-общо казано, има още две, които са:

1. Място, където се приемат, обработват и съхраняват документи.
2. Сбирка от ръкописни документи (укази, постановления, закони, наредби) и материали, свързани с дейността на юридическо лице.

Какви документи могат да се архивират?

Информацията, която се съхранява, може да бъде:

1. Професионална – произтичаща от професионалните дейности на организацията
2. Лична – набор от сведения от личен характер
3. Публична – документи на публично предприятие

Някои видове документи, които се архивират:

• Финансово-счетоводни документи –  клиентски фактури, финансови баланси, счетоводни баланси извлечения, фактури, инвентаризация, пъврични и вторични счетовони документи и т.н.
• HR – досиета на служителите и др
• Логистични документи – митнически декларации, ЧМР и др
• Електронни таблици – данни за дейността на бизнеса и др.
• Бизнес отчети
• Архитектурни докуемнти – доклади за проекти, чертежи, разрешителни и др.
• Медицински документи – резултати от медицински изпитвания, ИЗ.

Както виждате, всяка сфера на бизнеса произвежда документи, подлежащи на архивиране.

Архивиране на документи – възвърнете реда на работното място

С годините документите и информацията набъбва и ако няма изградена структура за съхранението и организирането, процесът по управлението им може да се окаже непосилен. Какво е решението на този проблем? Ефективно управление на документите.

• Архивите ви позволяват да организирате и запазите вашите документи. Така ще ги намирате лесно и бързо.
• Позволяват ви да спазите на препоръките за съхраняване на бизнес документи и гарантират, че ще си спестите стреса при вътрешни или външни одити.
• Допринасят за сигурността на съхраняваната информация. Документите на хартия, които не са съхранявани надеждно, са уязвими за кражба и загуба.
• Чрез архивирането по-лесно се управлява и използва голямо количество данни. Това ще ви спести време, лутане и средства.

Последни проучвания сочат, че:

• 90% от съществуваща информация е създадена през последните 2 години.
• Корпоративните данни се удвояват на всеки шест до осем месеца. 85% от тях се съдържат в документи.

Това огромно количество данни влияе върху начина, по който работят съвременните компании. Как?

Един типичен работник прекарва около два часа и половина на ден в търсене на информация. Това са 30% от работния ден!

Методи за архивиране на документи

Преди да пристъпите към действие ще трябва да създадете система за управление на документите. Тя определя начина за архивиране, гарантира сигурност и улеснява извличането на нужната информация. В тази статия даваме насоки как да се ориентирате в ситуация, в която или вие трябва да създадете архив, или унаследявате такъв.

Отговорите на тези въпроси са основата при създаване на система за управление на документи:

1. Какъв е подходът за съхраняване на документите?
2. Къде се съхранява информацията?
3. Как е защитена тя?

Стандартните услуги за архивиране на документи са:

Професионално физическо архивиране на документи

Ето процесa на работа:

1. Първата задача на екипа на професионалната фирма за архивиране е да анализира текущото състояние на документите, начинът на подредба и организация, които вие искате да предадете за архив.
2. След това се изготвя система за управлението им. Дават се съвети кои документи е редно да бъдат причислени като ценни и съответно съхранени (напр.: общоадминистративни, според съдържанието на информацията, значимостта им за организацията, автора и събитието (чл. 47, ал1.).
3. Систематизиране – определя се кои документи са за дългосрочно запазване (вечно), кои документи са с определен период на съхранение, кои са с изтекъл период на съхранение.
4. Планът се съгласува със собственика на документите.
5. Документите се разпределят в специални кашони и архивни кутии.
6. Следващата стъпка е транспортирането на архивите на собственика до архивохранилищната база Национални Архиви.
7. Архивите се съхраняват в помещения, които отговарят на специални изисквания за съхранение на документите – температура, влажност, светлина и други долу може да изкараме като картинка какви са изискванията за съхранение).

Подробности в Наредба за Реда за Организирането, Обработването, Експертизата, Съхраняването и Използването на Документите в Учрежденските Архиви на Държавните и Общинските Институции.

Ами ако се нуждая от някой документ. Какво се случва тогава?

Вие ще изпратите заявка за изисквания документ. Национални Архиви ще сканира документа за секунди. Ако се нуждаете от оригинал – ще ви донесе оригиналното копие чрез проследена услуга за доставка.

При доставката и след необходимите справки екипът връща документите по места в архива. Цялата процедура се документира в предназначен за фирмата регистър, за да е възможна проследимостта на тяхното движение във всеки един момент.

Електронен архив на документи

Втората услуга е електронно архивиране на информация.

В този случай компанията за архивиране ще сканира избраните от вас документи. Те ще бъдат качени, индексирани и организирани в софтуер за архивиране. Той се създава по принципа на “бутик” – полетата, филтрите, нивото на описание на документите са курирани и се създават за нуждите на всяка компания.

Как се работи със софтуера на Национални Архиви?

За всеки, който ще борави с документите  се създават персонални потребителско име и парола.

От началната страница имате достъп до всички документи. Опцията за добавяне на филтри ускорява процеса на търсене.

>>>ГЛЕДАЙТЕ ДЕМО КАК РАБОТИ<<<

След като намерите търсения документ, можете да го:

• прегледате
• принтирате
• изтеглите
• препратите

Нови версии на софтуера също се въвеждат редовно и безплатно, за да се възползвате от технологичните подобрения.

Бъдещето на архивите – доказателство за дейността на всеки бизнес

Необходимостта от архивите ще продължи да съществуват и за в бъдеще. Архивните документи са живите оперативни документи на една компания. Те се създават от изпълнението на ежедневните дейности и са необходими за изпълнението на текущи задачи или бъдещи справки.

Това, обаче, означава, че е необходимо компаниите да се преоткриват, за да се приспособяват към промените в технологичната и социалната сфера.

Тази нужда е особено изявена в случая с архивите, защото засяга почти всеки аспект от съществуването на институциите – от архивната теория до ежедневния контакт с потребители.

И със сигурност – навременно приспособление към нуждите на дигиталната ера при работата с документи ще помогнат на компаниите да поддържат своя статут.