Какво е архивиране на документи – Специално ръководство за заети хора

Честичко сме казвали, че документацията и архивирането са критични, макар и понякога неволно пренебрегвани аспекти на всеки бизнес. Всяко предприятие има важни документи, които трябва да бъдат организирани и съхранявани сигурно.

Ето защо всъщност архивирането е неизменна част от напредъка на компанииите. Но каква структура се крие зад успешното архивиране на информация? Предстои да разберем.

Фирмите и нуждата от архивирането на документи – защита и сигурност на документите

“Процесът на преместване и съхраняване на документи на сигурно място за определен период от време се нарича архивиране.”

Архивираните документи са оперативните документи, които произтичат от ежедневната ни работа. За да тече тя гладко е нужно да достъпни за вас (собственика, по което и време да ви потрябват.

Освен бърз и удобен достъп, друг важен аспект от процеса по архивиране е да се подсигури, че информацията /под формата на документи и данни/ се съхранява в ненарушен вид до края на нейния период за задържане.

(Вижте тук периодите за съхранение на счетоводна информация)

Трите лица на Архив

Това е едно от значенията на Архив.

Той, най-общо казано, има още две, които са:

1. Място, където се приемат, обработват и съхраняват документи.
2. Сбирка от ръкописни документи (укази, постановления, закони, наредби) и материали, свързани с дейността на юридическо лице.

Какви документи могат да се архивират?

Информацията, която се съхранява, може да бъде:

1. Професионална – произтичаща от професионалните дейности на организацията
2. Лична – набор от сведения от личен характер
3. Публична – документи на публично предприятие

Някои видове документи, които се архивират:

• Финансово-счетоводни документи –  клиентски фактури, финансови баланси, счетоводни баланси извлечения, фактури, инвентаризация, пъврични и вторични счетовони документи и т.н.
• HR – досиета на служителите и др
• Логистични документи – митнически декларации, ЧМР и др
• Електронни таблици – данни за дейността на бизнеса и др.
• Бизнес отчети
• Архитектурни докуемнти – доклади за проекти, чертежи, разрешителни и др.
• Медицински документи – резултати от медицински изпитвания, ИЗ.

Както виждате, всяка сфера на бизнеса произвежда документи, подлежащи на архивиране.

Архивиране на документи – възвърнете реда на работното място

С годините документите и информацията набъбва и ако няма изградена структура за съхранението и организирането, процесът по управлението им може да се окаже непосилен. Какво е решението на този проблем? Ефективно управление на документите.

• Архивите ви позволяват да организирате и запазите вашите документи. Така ще ги намирате лесно и бързо.
• Позволяват ви да спазите на препоръките за съхраняване на бизнес документи и гарантират, че ще си спестите стреса при вътрешни или външни одити.
• Допринасят за сигурността на съхраняваната информация. Документите на хартия, които не са съхранявани надеждно, са уязвими за кражба и загуба.
• Чрез архивирането по-лесно се управлява и използва голямо количество данни. Това ще ви спести време, лутане и средства.
  
  

Последни проучвания сочат, че:

• 90% от съществуваща информация е създадена през последните 2 години.
• Корпоративните данни се удвояват на всеки шест до осем месеца. 85% от тях се съдържат в документи.

Това огромно количество данни влияе върху начина, по който работят съвременните компании. Как?

Един типичен работник прекарва около два часа и половина на ден в търсене на информация. Това са 30% от работния ден!