Успехът днес: Работа с дигитален архив

Данните, извличани от документи, са необходими на бизнеса, но ако не се обработват ефективно може да забавят желаното темпо на развитие. В днешно време иновативните технологии са многообразни и предлагат редица решения за по-лесно управление на постоянно нарастващия обем от цифрови и текстови активи. Това е причината преходът от традиционно към дигитално управление на документи да има определящо значение за успех.

Управление на архивни хартиени документи

Хартиената документация няма да изчезне, но нужната информация може да е на един клик разстояние. Управлението на документи е работен процес, който обединява всички дейности, свързани с обработката и извличането на конкретна информация в рамките на една организация. До преди десет години управлението на документооборота се базираше изцяло на управление на хартиени носители.

Обработката на хартиена документация изисква ресурс и време. Ако данните са достъпни електронно, работата е много по-бърза и ефикасна.

Какво представлява дигиталният подход към работа с документи?

Дигиталният подход към работа с документи е свързан с разработване на специална стратегия за управление и архивиране на документи. С нея се цели модернизиране и оптимизиране на ежедневната работа. Започва се с физическото архивиране на хартиената документация и предоставяне на платформа, чрез която виждате точното местоположение на всеки документ във всеки един момент. Това ви помага да разчитате, че дори документите да не са при вас, ако ви потрябват можете дигитално да посочите кой точно документ желаете да ви бъде предоставен.

Дигитален подход може да означава и да направите още една крачка към дигитализиране на физическите хартиени документи и/или данните от тях и организирането им в електронен архив, пригоден за естеството на работа на компанията.

Дигитализирайте документооборота си сега, за да посрещнете бъдещето подготвени

Ръчната обработка на големи количества от документални данни, архивирането им по отдели и съхранение ще продължават да бъдат част от фирменото ежедневие. Наред със своята практичност, преминаването от традиционен метод на работа с документи към дигитален, или хибриден, гарантира по-високо ниво на защита на документите и съдържащите се в тях данни. Хартиените документи, които не се съхраняват правилно (много предприятия нямат подходящата база за съхранението им), са подложени на различни атмосферни влияния – влага, избледняване и т.н.

В случай че управлявате бизнес с висок документооборот, съветваме ви да помислите за електронното архивиране на документи като част от автоматизацията на бизнес процесите – ще постигнете по-голяма прозрачност на предаването на информация и точна проследимост на документооборота.

Предимствата за бизнеса при прехода към дигитален подход за работа с документи

Редица са предимствата за бизнеса при решение за модернизиране на работата с архив.  Дигиталният достъп до цялата корпоративна документация и съдържащата се в нея информация се характеризира с повишаване на нивата на сигурност. Повишава се и доверието сред клиенти и партньори, когато знаят, че подсигурявате висока степен на защита за техните данни. Ще забележите и оптимизация на скоростта на редица ваши визнес процеси, включително за намиране на информация, подобрена комуникация между отдели, бързина при изготвяне на справки, отговор при одит и много други.

Заключение

Съвременното управление на бизнеса се свързва с нарастващ обем от информация, запазена на разнообразие от носители – хартиени, дискови, електронни. Лидерите в бизнеса  успяват да извлекат максимума от своите ресурси като намаляват общите си оперативни разходи. За целта използват комбинация между съвременни технологии като софтуер за управление на документи,  аутсорсинг архивиране и облачни услуги.  Ние прилагаме високи стандарти за безопасност и сигурност и постигаме ефективност.

Имате нужда от решение за своите документи? Попитайте ни: www.nacorp-bg.com/contacts

Авторски права © National Archives 2021