Електронен архив и сканиране на документи – услугите, които стават все по-предпочитан избор за управление на архив

Има една приказка, че ако се чудите дали е дошло времето за нещо, то най-вероятно вече си закъснели. В ерата на дигитализацията потребността от бърз достъп до определена информация за изпълнение на служебните ни задължения e осезаема. Ако се колебаете дали е време да дигитализирате архива си и да ускорите достъпа си до търсения документ, в следващите редове ще се опитаме да дадем отговор как това ви помага да ускорите достъпа си до търсената информация, да увеличите ефективността си и да получите знания с какви точно документи разполагате.

• Какво е дигитализацията и защо е важна
• Кога разбирате, че е дошло време да дигитализирате архива си
• Какви са ползите от сканирането на документи 
• За кои компании е подходящ електронният архив
  
• Кои документи да сканирате

Сканиране на архивни документи

Към архивните документи спадат кореспонденция, договори, вътрешно-оперативни документи, финансово-счетоводни, медицински документи и др. В архивни документи се превръщат всички ценни документи, които съпътстват ежедневните ни задължения, носят цялото знание за дейността на компанията и са доказателството за нея.

Какво представлява дигитализацията на документи и защо е важна?

Дигитализацията на хартиените документи, наричана още сканиране, оптимизира работата и значително повишава ефективността на работещите с тях. Тя помага документите много по-лесно могат да бъдат намерени, споделяни, изтегляни, изпращани, управлявани и защитени. Също така това е добро решение в случай, че искате да съхраните някои документи, които не сте задължени да пазите от закона, но са ценни за вас и вашата организация.

Кога се налага да започнете да сканирате документите си

Има няколко общи признака, по които можете да разберете, че е дошло време за сканиране на документите:

• Не знаете с какво точно разполагате, а документите са навсякъде около вас;
• Офис пространството или складовите площи се използват за съхранение на документи;
• Правите чести справки в ежедневната си дейност;
• Губите време, за да отговорите на клиентско запитване;
• Не можете да правите прогнози, анализи и справки чрез архива и документите си;
• Ако всеки път, когато трябва да намерите документ в процеса по намирането му са въвлечени няколко на брой служители;

Ползи от сканирането на документи

Сканирането на документите е част от стратегията на компаниите за съхранение и управление на документи и улеснява текущите работните процеси.

Ползите, които произтичат от сканирането на документи помага на компаниите да:

• Имат по-бърз достъп до документите си;
• По-лесно да споделят информацията от тях помежду си;
• Предпазят информацията, съдържаща се на хартиения оригинал;
• Повишават нивото си на информационна сигурност, тъй като свеждат до минимум рисковете, свързани с обработката на хартиените документи;
• Отговорят на по-строгите изисквания на GDPR  в т.ч. за достъпност и поверителност за защита на личните данни след влизането в сила на GDPR – само определени хора могат да имат достъп до информацията;
• Имат контрол на достъпа до информация – само определени хора ще могат да виждат информацията;
• Пестят ресурси – постигат икономия на разходи във връзка с архивирането и обработката на хартиени документи;
• Отговорят на законовите срокове за съхранение на информация

За да може да изградите стратегия, по-надолу даваме примери кои документи най-често се сканират и кои компании какво решение за дигитализация избират. 

Сканиране на документи и управлениети им – два основни начина

Най-често сканираме финансово-счетоводни документи, фактури, товарителници, застрахователни полици, клиентски досиета, медицински досиета, чертежи, документи с културна стойност.

Начин 1: Софтуер за управление на електронен архив и сканиране на документи

След като сте избрали партньор в дигитализирането има няколко варианта, по които вие можете да имате достъп до тях.

Чрез софтуер за управление на архивни документи едва чрез няколко клика ще видите търсения документ на екрана си. Чрез него модернизирате архива си, ускорявате многократно достъпа си и лесно следите промяната на архива си през годините. 

Гледайте демо тук

Такова решение е подходящо за всеки, който иска да работи със своите документи независимо. Електронният архив може да бъде реплика на целия ви физически архив или да изберете да сканирате само част от документите си – тези, които използвате най-често.

Най-често е подходящо за компании с множество отдели, компании, възприели дигитален подход към работата или които често правят справки.
Често предпочитано решение от следните сектори: застрахователен, счетоводство, логистика, фармацевтични компании, медии, банкиране.

Начин 2: Сканиране на документите и наименоване

При това решение също разполагате със сканирани файлове с високо качество. Те ви се предоставят записани на носител и са организирани по директории и поддиректории. Тук има някои ограничения като това, че:

• заемат сървърно пространство във ваше устройство;
• разполагате единствено с локален достъп до сканираните изображения
• и са с доста по-ниска степен на защита и риск от неволно заличаване.

Подходящ за компании с малък документоооборот; компании, които използват различни DMS решения , или организации и частни лица, които искат да сканират ценни за тях документи, трябващи им за различни цели.

Бизнес сектори: сдружения, адвокатстки кантори, медии, ЕООД, ЕТ или др.

Абонирайте се за нашия бюлетин

В заключение: Сканирането на документи и организацията в електронен архив имат редица ползи за поддържането на висока степен на организираност, ефективност и сигурност за архива ви. Дигиталните изображения помагат за бързия достъп, по-лесното им споделяне и управление и увеличават степента на защита. Независимо дали ще изберете да сканирате документите, за да имате техни локални копия, или ще ги сканирате като част от цялостната стратегия управление и съхранение на архива си, е добре да се консултирате със специалист.

Имате ли въпроси как да го направите?  Вижте Топ 10 въпроса за дигитализацията на документи и техните отговори или направо ни изпратете ни запитване – ще се радваме да помогнем и намерим подходящото решение заедно!

Авторски права © National Archives 2019