Дигитализацията на документи и информация като скрито конкурентно предимство

Началото на XXI ни донесе дигиталната революция. Компаниите трябваше да решат за себе си кои процеси да променят и кога да го направят и кои да оставят за бъдещ момент, защото не виждаха належаща нужда.

Двайсет години по-късно се озовахме в ситуация, която посрещаме с микс от аналогови и дигитални решения. Дигитализацията се превърна във важен актив за бизнеса, а нуждата от достъп до информация за изпълнение на служебните задължения е по-осезаема от всякога.

В статия 2 от поредицата за дигитализация на документи и информация ще разгледаме дигитализацията на документи като дългосрочна инвестиция с висока възвръщаемост. Ще отговорим:

• Как се отразява дигитализацията върху финансовите и оперативни аспекти в компаниите?
• Как чрез управление на информацията през целия ѝ жизнен цикъл с подходящи организационни и технически мерки се постигат:
  • Бърз и сигурен достъп до информация от всяко място и по всяко време – дейността ви няма да бъде повлияна от външни обстоятелства
  • Финансова и оперативна стабилност – можете лесно да предвидите бюджета си
  • Адаптивност и свързаност с клиенти, контрагенти и партньори

Хартиените носители на данни в индустриите

…няма да изчезнат –  – или поне не в обозримо бъдеще. Ако обърнем поглед назад, ще забележим как с помощта на цифровите технологии извървяхме дълъг път към дигитализиране на хартията. Например, за да разпространим съобщение от ръководството до всички във фирмата,  преди се налагаше да осигурим напечатано копие за всеки служител. Днес е достатъчно да го изпратим чрез имейл или да го качим в пространство (облак, споделен сървър или диск), за да достигне до всички.

Вътрешно-фирмената комуникация и оперативните документи масово минаха в електронен вид като така станаха лесно достъпни за заинтересованите страни.

По-трудно е да се справим с документите, които се издават към краен клиент, контрагент или партньор, напр.:

• договори (в т.ч. между работодател и служител, партньори, контрагенти)
• амбулаторни листове
• медицинска документация
• банкови документи

Всички те служат като доказателство за дейността на компанията и се издават на хартиен носител, често пъти дори в повече от едно копие. За да се използват ефективно е необходима комбинация от мерки за физическото им съхранение, подредба и организация, киберсигурност.

Приоритизирайте сферите с най-голямо значение за развитието на бизнеса ви

Компанията ви създава документи при извършване на разнообразни дейности. И макар дигиталната трансформация на хартиения архив да е само една част от дигиталната трансформация на компаниите, тя оказва благоприятно влияние и във финансов, и в оперативен план. 

Според статистиките:

Съвет: Замислете се как са организирани процесите при вас и кои сфери бихте искали да развиете.

Ако:

• Започвате да изоставате от конкурентите си
• Забележите, че служителите ви се разфокусират от основните дейности, за да търсят информация
• Искате да оптимизирате оперативната работа, за да можете да се фокусирате върху развитието на бизнеса си
• Срещата затруднения при намиране на документ, който ви е необходим
• Дигитализирали сте част от процесите и вече знаете как дигитализацията помага на бизнеса ви

то времето за промяна вече е настъпило. Повик за промяна са желанието ви за оптимизиране на финансови ресурси и времето ви, съревнованието за клиенти с конкуренцията, подобряването на оперативна работа на служителите и повишаване на нивото на сигурност.

Дигитализацията на хартиени документи е удобен инструмент, с който да подобрите тези сфера. Ползите условно ще разгледаме в 3 аспекта: финансов, оперативен и защита на информацията.

Какви са финансовите ползи от дигитализацията на документи

Икономия на ресурси

Един от най-осезаемите ефекти от дигитализацията е значително количество спестени парични средства  от:

• наем/закупуване на помещения
• наемане на персонал
• хардуер
• създаване/закупуване софтуер за управление на документи

В допълнение, когато поверите процеса по дигитализация на външна фирма ще спестите пари от наем на допълнителни помещения за съхранение на вашата информация, както и значителните предварителни разходи за закупуване и настройка на ваша инфраструктура.

Оптимизирате използването на офис пространство си

Около 90% от информацията в целия свят съществува на хартиен носител. За бизнеса това може да се окаже сериозен проблем.

Добра практика е периодично предаване на съществуващ архив и дигитализирането му. Ползите за вас включват:

• Освободени помещения, които да използвате за реални бизнес нужди
• Навременно дигитализиране на текуща документация
• Висока степен на защита и удобен вариант за употреба

Пример: В един от празничните периоди на годината наш (тогава бъдещ) клиент от сектора с бързооборотните стоки ни предаде архив, който в склада му заемаше площ с размерите на 2 футболни игрища. Клиентът ни веднага оползотвори освободеното пространство, като там подреди и складира стоката, предназначена за клиенти, която е основният източник на приходи за фирмата.

Използвате чуждо сървърно пространство, без да застрашавате сигурността на информацията си

Сканираните документи могат да бъдат записани в различни формати и предадени във вид, който да не натоварва сървърите ви. Професионалните услуги по дигитализация, които в Национални Архиви използваме в практиката с наши клиенти, могат да бъдат:

• Вариант 1: Сканиране на документи и даване на подходящи наименования. Предаваме ги записани върху избран от вас външен носител, който криптираме и само вие разполагате с ключът за него.
• Вариант 2: Сканиране и предаване  чрез защитен канал в интернет – вариант, в който вашите сканирани файлове се показват в избрано място. Отново криптираме информацията и изпращаме ключът за нея чрез друг метод, така че дори трета страна да засече едната комуникация, данните да останат нечетими.
• Вариант 3: Сканиране и използване на електронен архив на Национални Архиви – не натоварва сървърите ви, тъй като цялата информация е разположена и се обслужва от нашата инфраструктура. Гарантираме високо ниво на сигурност на две нива – чрез имплементация защитена връзка до платформата ни и чрез възможност за вътрешно разпределение на достъпа до информация.

Какви са оперативните ползи от дигитализацията на документи

Улеснете оперативната работа, върнете времето на служителите си  и повишете ефективността

Знаехте ли, че средно на човек му отнема 18 минути, за да намери търсения документ?  Ако е в електронен вид и организиран, така че да пасне на вашата структура, го виждате директно на екрана си!

Когато документът е в електронен вид и е организиран според вашите нужди и предпочитания, той се появява директно на екрана ви само с един клик. Така целият ви екип си спестява време и нерви и служителите ви могат по-лесно да изпълняват основните си задължения.

С едно щракване на бутон, електронният архив ви осигурява:

• ефективност
• централизиране на процесите
• контрол на данни

Пример: След дигитализацията на документите от само един отдел, един от клиентите ни от застрахователната индустрия, който години наред използваше услугите ни по физическо съхранение на архив,  намали ръчното търсене с над 60%. Причината:  хартиените оригинали се архивират и дигитализират още в момента на издаването им и цялата оперативна дейност извършват с електронните копия на документите. Електронният архив помогна и за установяване на еднотипни практики при предаване на архив във всички отдели в страната.

Улеснете сътрудничеството с отделните структурни звена в компанията

Софтуерът за управление документи е гъвкав инструмент, който може да се адаптира към различните нужди на бизнеса. Той ви осигурява:

• изграждане и поддържане на стройна система за организация на данните
• централизиране на процесите и оперативната документация.

Според избраната структура на организация на вашите документи, вие можете да се възползвате от следните предимства:

• Едновременен достъп на много хора и в множество отдели –  до един и същ документ.
• Отделни служители ще виждат единствено информацията от своя отдел – достъпът е разпределен по определени от вас (клиента) критерии.
• Улеснение на последващи действия – документът може да бъде преглеждан, принтиран, изтеглян и препращан.

Всичко тези аспекти от дигитализацията подобряват сътрудничеството между колегите от един или от различни отдели и същевременно запазват нивото на сигурност.

Разполагате с добър инструмент за изготвяне на репорти, справки и анализи

Изготвянето на месечни отчети отнема време и не е любима задача на много хора. С дигиталния архив може да сортирате и намирате необходимата информация за нула време. Нека видим как:

Подобрявате обслужването на клиентите

Всекидневните работни операции налагат генерирането и използването на различни данни. Поддържането на актуална информация е от съществено значение, защото само така служителите ви съдействат бързо на клиентите на вашия бизнес.

Сигурност и защита на архивираната информация

Предпазване на информацията, съдържаща се на хартиения оригинал

Хартиените записи могат да бъдат загубени, копирани неограничен брой пъти, организирани неправилно, повредени или откраднати. Сканираните документи могат да бъдат лесно криптирани, защитени с парола и архивирани.

Осигурявате по-висока защита и по-висока конфиденциалност  на документите

Още от момента на сканирането разполагаме документите ви на наши защитени сървъри, разположени в два data centers. Това означава, че информацията ви се намира на 3 места и дори един или два сървъра да отпаднат, ние не прекъсваме предоставянето на услугата. (бел. ред.: метод, който прилагаме като част от процедурите ни по управление на качеството и информационна сигурност.)

Важно: Достъпът до дигитализираните документи се контролира и от двете страни чрез индивидуални потребителски имена и пароли, които се проследяват и актуализират редовно. Параметрите на достъпа на всяка страна може да бъде дефиниран много детайлно.

Отговаряте на регулаторните и нормативни изисквания в сектора ви

Тъй като експерти ще се заемат с архива ви, може да сте сигурни, че всеки файл ще бъде дигитализиран в съответствие със

• законовите изисквания и срокове за съхранение на информация

Вследствие на Общия регламент за защита на личните данни (GDPR) все повече и повече предприятия правят цялостен преглед на данните и документите, с които работят, и понякога намират документи, които вече не са им необходими или трябва да съхраняват само до конкретна дата. С външно съхранение и дигитализация държите под контрол архива си дори когато той се съхранява извън работните пространства на фирмата ви.

Връзка между архивиране и дигитализация

Дигитализацията може да бъде извършена като самостоятелна услуга или да нагдгради физическото архивиране на документи.  Анализирайки нуждите на бизнеса си, заложените цели за оптимизация и бюджетната рамка, с която разполагате има два варианта: Електронен архив или сканиране на документи

Народ, който не помни миналото си, няма бъдеще

Миналата година световното културно наследство бе накърнено – голяма част от „Парижката Света Богородица“ („Нотр Дам Дьо Пари“)  бе обхваната от пламъци и сериозно пострада. В кампанията за набиране на средства за реставрацията ѝ се включиха стотици хора от цял свят. Това събитие насочи вниманието ни към крехкостта на нашата колективна памет и ни накара да се замислим как можем да опазим най-значимите паметници на културата в света.

Добрата новина е, че днес поне разполагаме с инструменти, които ни позволяват да съхраним спомена за тези паметници.

Хартиеният носител, който е доказателство за съществуването на един или друг обект, но се изхабява при многократна употреба. Сигурен вариант за запазването им е да използваме нужната информация, но без да имаме физически контакт с оригинала. Вижте: Проект на Национални Архиви по реставрация и дигитализация на исторически ценни документи.

Вместо финал: Дигитализацията на информация е решение, с което да спестите пари, подобрите свързаността си със служителите, клиентите и партньорите си и да улесните работните си процеси

Дигиталното архивиране предоставя решение за съхранение на данни, което помага да постигнете различни цели – от намаляване на рисковете от загуба на информация, през икономия на ресурси до подобрено обслужване на клиентите ви. Това е вариант, чрез който помагате на компанията си да бъде в съответствие с регулаторните и нормативни изисквания в сектора ви, включително във връзка със съхраняването на лични данни.

В края оставяме безплатен ресурс, чрез който сами можете да анализирате бизнес процесите си, да си направите справка за какво давате пари, които можете да спестите и да разберете чрез интересна инфографика колко всъщност ви струва хартията.

Искате да научите повече как дигиталното архивиране помага във вашата индустрия? Свържете се с нас!

Авторски права © National Archives 2020