Как управлението на документи се оказва ключът към успеха в XXI век?

Interview

С благодарности към Business Daily с Димитър Вучев за поканата и възможността да поговорим за  процесите по управление на документи и как архивирането, дигитализацията и бързият достъп до конкретен документ и информация могат да осигурят конкурентно предимство.

Национални Архиви – какво представлява компанията?

Звучи като нещо държавно, но всъщност не е. Частна компания е.


Да, Национални Архиви е българска частна компания, основана през 2006 г. с покритие в цялата страна. Вече близо 13 години сме на пазара. Това, с което помагаме на клиентите ни, е да им осигурим бърз и сигурен достъп до тяхната информация, независимо колко документи представлява тя. Измежду милиони документи да намират този, който търсят. Също така помагаме за структурата, организирането, съхранението и правилното управление на тяхната информация. Всички тези процеси съставляват т.нар. архивиране.

Всичко това се случва дигитално ли се случва?


Достъпът на вашите клиенти е по-скоро до документите в дигитален вид или?


Ние успяваме да дигитализираме хартиения вариант и да го направим дигитално достъпен. Но основен процес е всъщност съхранението на документи и предоставянето на висока степен на защита. Също тяхната чисто физическа организация и подредба. Услуги са ни сканирането, въвеждането на данни, дигитализирането и унищожаването.


Да, унищожаването е несъмнено важно. То не представлява накъсване и изхвърляне на документа в кофата.


Така е, има си специфични изисквания дори за това колко големи трябва да са парченцата, на които се раздробява този документ.


Както виждате архивирането днес е доста по-различно от тълковното значение на думичката “архив” (бел.ред. – учреждение за приемане и съхраняване на стари документи). Точно обратното, целта на архивирането е заедно със своите клиенти и насоките им така да организираме документите и информацията им, че да могат да достигат до търсената информация по сигурен и бърз начин по всяко време, без да се притесняват за нейната защита. Това им дава възможност управляват своята компания и да запазят живота на информацията си. Животът на информацията е животът на една компания.


Какви компании са ваши клиенти?


Има ли значение профилът им, или услугите, които предоставят,  важат от миниатюрна компания до компания от световни мащаби?


Всеобхватно е. Наши клиенти са напр. от застрахователния сектор, фарма сектора, медицинския сектор, финансов и нефинансов сектор, логистичната сфера, НПО. Управляваме и съхраняваме фактури, товарителници, ЧМР, ИЗ,  клинични изследвания, договори, наистина най-различни видове документи. Де факто чрез услугите, които предоставяме, удовлетворяваме конкретна нужда на клиентите ни да отнемем различни притеснения, които имат. Затова не зависим от профила на компанията. Нуждите са разнообразни: да съхраним своите документи сигурно, нуждата да освободим офис пространство, да сме в съответствие с административните и законови изисквания, да задаваме различни нива на достъп за различните отдели и да можем да използваме информацията от документите си винаги, когато ни потрябва.


Като говорим за съхранение – къде отиват документите на компаниите?


Това означава, че трябва да имате огромно пространство, където да ги съхранявате?


Да, имаме собствена база в Равно поле – официално архивохранилище със статут. Това всъщност е и едно от изискванията – да имаш архивохранилище в близост до града, в случай на форсмажорни обстоятелства.


Други специфични изисквания, на които трябва да отговаря за архивохранилището, се отнасят до това да има контрол на температурата, контрол на влажността, контрол на достъпа, подсигуряване на високо ниво на защита, вкл. охранителни камери, 24/7 жива охрана, К9 охрана, видеонаблюдение от външна охранителна фирми…


Като сейф звучи! 
Шегуваме се, че сме банка, но за информация. Същевременно сме бързи като Google – написваш нещо и веднага ти излиза самият документ.


Компаниите осъзнават ли необходимостта да съхраняват своята информация и документи?


Сложен ли е процесът по убеждаването им, че имат нужда от подобен тип услуга?


И двете. В момента портфолиото ни е съставено от над 150 местни и международни компании от различни сектори и различни по мащаби. Те знаят, че за да се движат напред и да се фокусират върху основната си дейност, трябва да доверят тази странична дейност, каквато е за тях архивирането, в ръцете на специалисти. По този начин не се налага техните служители да губят време в това да търсят един документ, да не се чудят как да го сканират и след това да го организират по подходящ начин. Резултати виждат, когато съкращаваме многократно времето им при търсене и управление на документи при финансов одит, насрещна проверка, а също и при отговорите към техните клиенти.

В общество, в което сме свикнали да получава информация веднага,
ако можеш с два клика да достигнеш до конкретна информация, независимо от количеството й, то и клиентът е доволен, и ти си доволен

Предизвикателство срещаме, тъй като към момента архивирането се приема като разход, а не като инвестиция.


Пространство за съхранение според мащаба на бизнеса


Всъщност, ако си с по-големи мащаби, то трябва да си наемеш допълнителни пространства и офиси, където да държиш документите си?


Да, така е. А като се има предвид цената на наемите… при нас в крайна сметка излиза значително по-рентабилно. Да не говорим за ползите, които произтичат и от гледна точка на спазените изисквания за съхранение на документи, опазването на целостта и неприкосновеността на информацията, намираща се върху тях. Респективно – запазване на репутацията на компанията.


Всъщност независимо дали си голяма, или по-малка компания, ти трябва да отговаряш на определени изисквания за съхранение, защото боравиш със сходни по вид документи – фактури, договори и др. Периодите на задържането също са сходни. При влизането в сила на GDPR миналата година много компании осъзнаха, че събират лични данни, които не би трябвало да събират, или че те може би са достъпни за хора, на които не им трябват при изпълнение на дейността. Или че ги пазят по-дълго, отколкото се налага, или нямат подходящите методи и техники за защита. Ние прилагаме освен чисто физическа защита, така и сигурност чрез нашия софтуер – той премина редица тестове по киберсигурност от външна компания, експерт в тази сфера, които издържа успешно, беше му направен и GAP анализ.


Какви експерти работят във вашата компания?


От колко души е съставена тя? Това технологична компания ли е, или повечето са архивисти?


Вече сме над 35 човека от всякакви специалности – с икономическо образование, IT образование или специалисти в сферата на архивистиката. Но в крайна сметка всички сме архивисти, тъй като това, в което влагаме значително, е в обучението на нашите служители. Притежаваме сертификати по световни стандарти ISO 9001, интегриран с ISO 27001, съответно стандарт по контрол на качеството, интегриран с информационна сигурност с обхват изпълнение на дейността по архивиране, организация, съхранение у управление на документи, сканиране, въвеждане на данни, дигитализация и унищожаване.


За нас е важно човекът, който идва да има желание, а сферата на архивистиката е всеобхватна. И има доста различни полета за развитие – от архивиране до комуникация с клиента, IT технологии…


Тук е добър момент да спомена, че си партнираме с реномираната образователна институция УНИБИТ с цел обмен на кадри и познания между образователната сфера и бизнеса. Архивистиката е една много жива професия и много компании се нуждаят от такива специалисти.


Разрастване към нови пазари


Разполагайки с know-how и физическото пространство, несъмнено важни, 
експанзия към чужди пазари стои ли на дневен ред?


Разбира се, това е наше желание. Но към момента целта ни е да запазим един контролируем растеж. Всеки иска повече клиенти, но често се получава така, че от това започва да страда качеството на изпълнение на услугата. А при нас, от самото ни създаване качеството е нещото, на което залагаме най-много. Затова са и тези придобити сертификати, които се налаг да ресертифицираме всяка година, затова е и непрекъснатото обучение на служители, затова сме в съответствие с GDPR, a също така ни приеха в най-голямата бизнес организация в света – ARIBA.


Строги ли са изискванията за GDPR?


Доста актуална беше темата за GDPR миналата година, когато бе въведен официално Регламентът. Прекалено строги ли са изискванията към данните в дигиталната среда и физическите документи, или от ваша позиция като компания, която се занимава с документи, така би трябвало да бъде?


Всъщност Регламентът е от 2016 година, но миналата година бе абсолютно крайният срок, в който трябва да се влезе в съответствие. Ние следяхме тенденциите и не ни свари неподготвени. Сертификатите ни по информационна сигурност и контрол на качеството доста ни помогнаха. За нашите клиенти изпълняваме ролята на обработващ. Все пак всяка компания е специфична, има свои вътрешни изисквания и особености, затова имат свои консултанти по GDPR. Ние, разбира се, където можем ги съветваме. Но скочиха доста заявките за унищожаване на документи.


За финал – поглед в бъдещето


Kакво да очакваме от компанията и какво стои на дневен ред пред Вас?


Очаквайте, че ще продължаваме да влагаме и дообогатяваме своите процеси и портфолиото от предлаганите услуги. С усмивка споделям, че от създаването ни развиваме непрестанно нашия софтуер, който в началото бе изграден, за да можете бързо да локализираме архивите, а вече сме се насочили и към изкуствения интелект.

В случай, че имате въпрос, свързан с управление на документи, който ви вълнува и не е бил засегнат в това интервю - пишете ни


Авторски права © Национални Архиви 2019

Other related posts