Ползите от аутсорсването на сканирането

1. Смисълът на аутсорсване на сканирането

Защо да започнем да се замисляме за сканиране на нашите документи?

Обемът на хартиени документи, които организациите трябва да обработват, се е увеличил десетократно през последните пет години. Това води до по-високи разходи за обработка на хартията, което значително намалява маржа на печалбата. Сканирането на документи, може да помогне за справяне с бързо нарастващата тежест за поддържане на хартиените архиви на вашата фирма.

Също – това е един от начините да спечелите пространство в офиса. Електронният вариант на хартиения оригинал носи същата информация, но чрез него ще освободите значително място, което бихте могли да използвате по-оптимално. Преминаването в електронен  вариант предпазва документите от злополуки (избледняване на написаното, влажност, мухъл,  наводнения, пожар, и други рискове). Повишава продуктивността на екипа ви, тъй като съкращава времето, прекарано в търсене на документите и улеснява бързия достъп.

2. Фокус върху важните дейности

Защо да предпочетем външно, а не вътрешнофирмено сканиране?

Фирма, с основна дейност за обработка на документи, има капацитет физически да обработи, да сканира и да съхрани по един надежден начин вашите документи. Това ви спестява  време и пари за скъпа техника и софтуер,а така също и риск да не намерите подходящ специалист експерт по обработване на документи. Сканирането на големи обеми е труден и времеемък процес. Ако сами сканирате документите, може да допуснете грешки или да отклоните служители от основните им дейности.

3. Сигурност

Колко сигурно е използването на услуги за външно сканиране?

Външното сканиране включва последователни процеси от физическа и електронната обработка. Необходимо е да бъде извършена от партньор, който гарантира високо ниво на сигурност на документите, конфиденциалност на информацията и съответствие с GDPR. При аутсорсване на сканирането към специализирана фирма, за дигиталната обработка се използват специално сканиращи системи и софтуер.

4. Бързина и ефективност

Как можем да боравим с документите, ако физически не са при нас?

Със сигурност дигитализираните документи са добре систематизирани и са в удобна система, така че да са лесни за управление и извличане на необходимата информация от тях. Документите могат да бъдат преглеждани и принтирани.

5. Ниска цена

Колко би струвало да аутсорснем сканирането?

Подходът може да  е индивидуален, общ или цената да е на абонаментен принцип. Според спецификите им може да има допълнителните манипулации, съпътстващи сканирането като подготовка на документите (отстраняване на телбоди, кламери, сортиране, възстановяване на повредени страници), брой на полетата за индексиране, както и колко често се вземат документи за сканиране.

Статистиката показва, че около ⅓ от българските компании ще трябва да променят част от бизнес процесите си. Голяма част от тях все още разчитат на хартиени документи, други са с известна форма на дигитализация. Крайният срок чука на вратата и опрени до стената търсим изход, който да помогне за бързото привеждане в ред на купищата архивна история, която сме натрупали без да забележим.