20% спестени разходи на година за Квеенбергер Лоджистикс БЛГ ЕООД с решенията на Национални Архиви

Аугустин Квенбергер Груп е холдингово дружество за стратегическо и оперативно управление на логистични доставчици – от управление на транспорта до индивидуалната мрежа, договорната логистика и индустриалните решения.

Компанията е базирана в Щрасвалхен, Австрия и управлява бранда Квеенбергер Лоджистикс.

Предизвикателството

Рентабилно решение, което да подобри физическата организация и съхранение на архива и да бързо да се подготвят за ежемесечните проверки, на които подлежат.

Решение

• Архивиране, сортиране, физическа организация и съхранение в специализираните архивохранилища на Национални Архиви;
• Дигитален достъп до товарителници.
• Поддържане на актуален архив от документи чрез периодично унищожаване.

Нашият подход

Стъпка 1: Архивни услуги и дигитализация в логистичния сектор

Квеенбергер Лоджистикс БЛГ ЕООД имат изключително високи стандарти за сигурност, с които не правят компромис и знаят как биха искали да изглежда архива им.

“Едни от най-големите предизвикателствата за нас бяха организацията на физическия архив на отделите, заради запълненото офисно пространство. Към това число спада сортиране на класьори, папки, заявки, товарителници. Искахме да създадем и електронен архив на всички документи, за да улесним достъпа на служителите си.” 

След направена препоръка от други наши клиенти и след проведена среща международната компания Квеенбергер Лоджистикс БЛГ ЕООД през 2016 г. избират Национални Архиви защото “ни вдъхнаха доверие, сигурност и спокойствие!”

Стъпка 2: Защита и съхранение за физическия архив

Обемът на документацията на Квеенбергер Лоджистикс БЛГ ЕООД  е от последните 10 години. Тя се помещава в няколко складови бази в близост до София и малки офис помещения в града. Специфични изисквания на логистичната компания по отношение на сигурността и достъпа до информация, които изискват от нас са:

• Правилно съхранение на архив в помещения с необходимите за това условия.
• Да е сертифицирано по ЗУТ и ДНСК
• 24/7 видеоконтрол
• 24/7 охрана
• Противопожарна защита
• Контрол на влажността и температурата
• Контрол на достъпа, вътрешен контрол
• Различни нива на достъп в него
• Датчици за известяване при наводнение;

Тях от Национални Архиви покриваме изцяло. 

Стъпка 3: Сканиране, дигитален достъп и синхронизация на софтуери

Компанията се стреми да оптимизира оперативната работа с документи на различните отдели, а решението е да им предоставят възможност да разполагат с тях дигитално.

“Чрез комбинацията от услуги по дигитализация и архивиране сме спестили около 20 % разходи на годишна база, които сега можем да инвестираме в друго. Архивирането и организацията на документите ни помогна по-бързо да достигаме необходимата информация от тях. А дигитализацията ни улеснява в ежедневните процеси – получаваме сканирани с високо качество и точни наименования товарителниците и ги изпращаме бързо. Комбинацията от архивиране и дигитализация освободи и физическо пространство.”

Резултати

• Бърз достъп до сканираните документи
• Освободено пространство и защита в специализирани помещения
• Дигитализацията за ефективни оперативни процеси
• Спестени 20 % разходи  на годишна база, които сега могат да инвестират в друго.

Всичи детайли от съвместната ни работа ще намерите вдясно в .pdf файл за сваляне.