Нов и съвременен начин за съхранение на документи и обмяна на информация
“Каменица” АД е една от най-големите пивоварни компании в България и през 1881 г. поставя началото на пивоварната индустрия такава, каквато я познаваме днес. Компанията оперира с голяма пивоварна в гр. Хасково и микропивоварна за производство на занаятчийски бири в гр. Пловдив, който е и роден град на едноименната марка. „Каменица“ АД предоставя богато портфолио от местни и някои от най-обичаните международни марки, част от които „Каменица“, Astika, „Бургаско“, „Славена“, както и международните марки Stella Artois, Staropramen и Beck’s, които се произвеждат по лиценз. (Изтегли цялото case study и прочети още за историята им)
Предистория
Като голяма производствена компания с търговски операции в цялата страна и осъществяване на износ в чужбина, целият цикъл на процесите по производство, доставка и продажба на продуктите неминуемо е съпътстван от значително количество придружаваща документация, с която на ежедневна база работят служители на компанията от различни отдели.
Същевременно „Каменица” АД поддържа активни договорни отношения с доставчици и търговци в цяла България, което с бързи темпове води до разрастване на архива от физически документи на хартия на отдели „Правни въпроси“ и „Бизнес анализи“, отговорни за съхраняването им. Отделеното физическо пространство за съхранение и управление на активните и прекратени договори започва да се превръща не просто в тежко перо за ресурсите им, но и недостатъчно ефективен модел за управление на такъв тип документи на компанията, увеличаващ се с всяка изминала година.
За да има максимално ефективно, лесно и бързо проследяване на всички документи по веригата, се появява нуждата от дигитализация и техническо решение на документооборота, което да разпределя електронния архив към правилната дестинация.
Ето защо „Каменица“ АД се обърна към нас в желанието си да:
- Може да достъпва документите си бързо, поради нуждата от чести справки
- Може лесно да анализира физическия архив и планира поетапно ежегодно унищожение на документите с изтекла давност през последната година
- Да намира бързо и лесно всеки един необходим документ в електронен вариант
Предизвикателството
- Организация на физическия архив на отдели „Правни въпроси“ и „Финанси“
- Създаване на електронен архив на всички документи и интеграция
- Експорт на данните от електронния архив в специфичен формат, съвместим с вътрешни софтуерни продукти
- Намиране на най-лесен начин, по който да разпределим и изпратим документите до съответните звена в България и чужбина, елиминирайки вероятностите за допускане на грешка
- Автоматизиране на процеса, при който да допълваме съществуващите индекси с идентификационни номера, генерирани от клиента след импортирането на електронните документи в платформата SAP.
Нашият подход
Целта бе на първо място бързо да се освободи офис пространството и да започнат да използват новата система за предаване на информация възможно най-скоро. Процесите:
- Съвместен план за едновременно дигитализиране на документите от отдели „Правни въпроси“ и „Финанси“
- Избор на екип – определихме двама акаунт мениджъри от наша страна, заради различните начини за дигитализация и организация на документите по отдели.
- Дигитализиран бе целият архив на отдел „Правни въпроси“.
- Паралелно стартирахме и дигитализацията на отдел „Финанси“
- Последва тест на предаване на пилотна партида документи към Центъра за споделени бизнес услуги на компанията майка, намиращ се в Румъния.
- За най-точните индексни полета използвахме различни функционалности на DOcsOnLinе за търсене и експорт на документи
Последваха - Индексиране и остинг
- Пълен контрол на качеството на услугата
Създадената програма за експорт на файловете до България и чужбина бе с цел да:
- формира имената на документите от данните от индексните полета
- автоматично ги групира в “пакети” с определена големина, така че да се оптимизира изпращането
- изготвя допълнителна таблица в CSV формат за осъществяване на допълнителен контрол на точността
- улеснено автоматизирано импортиране на SAP номерата.
Тествахме на дигитализирана пилотна партида документи от отдел „Финанси“. Ето как:
- Разпределението на документите по дестинации извършихме по правила, описани от клиента.
- Резултатите бяха приети
- Изграждихме автоматизиран процес по експортиране и предаване на данните.
- Процесът стана валиден за всички следващи документи за обработка.
Тази стъпка гарантира сигурно и поверително периодично унищожение на ненужната документация с изтекъл срок на съхранение.
Резултати
- Изграденият процес за своевременна обработка на документите предостави възможност на съответните служители на „Каменица“ АД да правят бързи справки и това да става дигитално.
- Решението за автоматичен експорт успя да отговори на очакванията на компанията да получава данни в рамките на същия или следващия работен ден.
- “Каменица” АД се радва на освободено офис пространство, което могат да използват по предназначение.
- Електронният архив позволява на отделите да следят с точност датите на изтичане на различните сключени договори, да организират периодични унищожения без да рискуват излишно задържане на данни или предсрочното им унищожение.
Всичи детайли от съвместната ни работа и приложениете решения, ще намерите в pdf файл за сваляне.
-
„Изключително много благодарим на „Национални архиви“ за чудесното партньорство в този предизвикателен за нас проект, с огромен принос към един нов и съвременен начин за управление и съхранение на документите ни. Спечелиха ни със своя професионализъм и отдаденост в работата. Желаем им успехи!“
Други case studies, свързани с:
От какво има нужда вашият архив?
Заявете безплатна консултация с наш специалист!