Т МАРКЕТ освобождават над 365 кв. м. складово пространство и решават ограниченията за съхранение на стоката си

Верига супермаркети “Т MARKET“ започват дейността си през 2005 година. Вярват във философията, че днес хората имат нужда от супермаркет в близост до дома или работното място, който осигурява практично пазаруване при най-добрите възможни условия.

Основни предимства на “T MARKET“ са стоките от български производители и винаги прясното месо.  През 2020 създават онлайн магазин с асортимент от над 6000 стоки с доставки за гр. София и района.

Предизвикателството

Имат нужда от решение за цялостна архивна обработка, организация и сортиране на голямо количество документи. Стартът е в активен празничен период.

Решение

Решение за изнесено съхранение на бързорастящ архив от документи.

Създаване на система за електронен достъп до архива, с която да постигнат видимост за документооборота и лесно да проследяват сроковете за съхранението им.

Нашият подход

Стъпка 1: Първоначална логистика в натоварен период

“Т МАРКЕТ” искаха да използват рационално складовото пространството за ресурса, който реално носи приход на бизнеса им – своята стока. В най-активния за ритейл сектора период в година за няколко дни успяхме да извозим стотици палета с кашони с документи.

Стъпка 2: Унищожаване на документи с изтекъл давностен срок

Унищожение на документите с изтекъл давностен срок е решение, чиято цел бе да оптимизираме ресурсите на “Т МАРКЕТ” за изнесеното съхранение на архив. За процеса по унищожение на документи сортирахме архива като отделихме документите с изтекъл срок на съхранение от тези, които трябваше да съхраним.

Ценните документи, съдържащи мухъл, отделихме в специално помещение, намиращо се в основното ни архивохранилище, за да не “заразят” останалите здрави документ. Пристъпихме към унищожението на документи като подготвихме цялата необходима документация.

Стъпка 3: Архивна система за нуждите на ритейл сектора

Целта бе да създадем система, която да позволи на “Т МАРКЕТ” бързо да откриват необходимата документация при търсене. Преминахме през етапи на структуриране, сортиране, подредба, описание по видове документи и описание по години.

Създаденият електронен каталог позволява на “Т МАРКЕТ” да намират документите винаги бързо при нужда. Добавихме функционалност за лесно проследяване на законовите срокове за съхранение на информация.

Резултати

• Цялостна нова система за архивиране, чрез която поддържат актуален архив и предвиждат своевременно унищожаване;
• Защитена и съхранена документация в подходящо помещение;
• Дългосрочно спестяване на парични средства, физическо пространство и ресурси.

Всичи детайли от съвместната ни работа ще намерите вдясно в .pdf файл за сваляне.

“Т МАРКЕТ” избраха Национални Архиви за свой партньор в специфичната сфера, каквато е архивирането. От една страна решението за външно съхранение предоставя изключителна защита в архивохранилищната ни база. От друга – чрез новоизградената система за структуриране на архивни документи, “Т МАРКЕТ” вече за секунди намират документите си, и то дигитално.