Архивните услуги в застраховането Дългогодишно партньорство с Булстрад и нови хоризонти
„БУЛСТРАД” е основана през 31.07.1961г. и развива всички видове застраховане и презастраховане, като авиационно и морско застраховане, в които има водещо място на българския застрахователен пазар, карго и имуществено застраховане, застраховане на МПС и строително-монтажни рискове, лично застраховане у др. Предлага повече от 100 вида застрахователни продукти, обслужващи промишлеността, финансовия сектор, транспорта, търговията, строителството, туризма и потребностите на граждани и организации.
През 2007г. Булстрад става част от семейството на ВИЕНА ИНШУРЪНС ГРУП – компания с близо 200-годишна история, в която работят над 25 000 служители в около 50 застрахователни компании в 25 държави. Компанията е петкратен носител на най-престижното признание в застрахователния бранш – “Застраховател на годината – Общо застраховане” (2008, 2009, 2017, 2018, 2019).
Предистория
ЗАД „БУЛСТРАД ВИЕНА ИНШУРЪНС ГРУП” е наш партньор вече повече от 10 години. Компанията разполага със завидно количество документи, резултат от дейността в техните офиси, позиционирани из цяла България.
Спецификата на дейността, особеностите на бизнес средата и динамиката на процесите в компанията са предпоставка компанията да потърси партньор, предлагащ услуга по съхраняване и обработка на архивни документи. В последните години нашето сътрудничество се развива в посока дигитализация.
Предизвикателството
- Цялостна обработка на огромни количества документи, съхранявани през годините. Заемат площи в различни по вид помещения
- Изготвяне на специфична структура на описание и индексация, която да обхване многобройните дирекции и клонова мрежа
- Сортиране на хиляди класьори, папки, насипни документи
- Своевременно отделяне на документи с изтекъл давностен срок
- Отделяне на овлажнени и наводнени документи с цел реставрация и последващо съхранение
- Бързо и качествено описание на място в застрахователните офиси
- Кратки срокове, които клиентът ни поставя при първоначалното архивиране
- Ежедневни справки за търсене на все още неописани документи, които се случват паралелно с първоначалното архивиране на документите
- Качествено и бързо обслужване на клиента, гъвкавост и предлагане на решения с цел иновативност в сектора
- Дигитализиране на основни видове документи за бърз и удобен достъп
- Ежегодно унищожаване на голямо количество архив с изтекъл давностен срок, спазвайки специфичните вътрешни правила на клиента
Нашият подход
Съвместната ни работа започна с успешно изпълнено предизвикателство за архивна помощ в кратки срокове, поради предстояща реновация на сградата.
- За по-малко от месец сортирахме, описахме и извозихме над хиляда кашона от сграда на клиента
- Запознаване с нуждите на компанията и нейната структура
- Първоначално предложение за начин на организация, описание и индексация, която обхваща всички критерии и изисквания на клиента
- Двустранна комуникация, тясно сътрудничество и неколкократни срещи
- Избор на финален вариант – дървовидно разпределение (на върха се поставя главното звено, последвано докато се стигне до най-малкия елемент – документа)
- Опис на документи с нарушена цялост и не могат да бъдат почистени, но все още подлежат на съхранение с цел – да бъдат документирани записите преди последващо унищожение
Спецификата на застрахователния сектор предопределя ежедневна работа с документация с полици, щети, различни счетоводни документи. Работата с архив включва:
- Процеси по интензивно търсене и физическа доставка на документи
- Точно знание кое къде се намира
- Лесен и бърз достъп до информация в рамките на минути или часове
- Изискване за описание на документите на място в помещенията на клиента в различни сгради и ситуации
- Бърза реорганизация на най-новите документи на видно място
С цел улесняване на процеса по работа с архивна информация сред първите ни задачи бяха:
- Изготвяне на специална инструкция с няколко стъпки, която бе съобразена с типологията на документите
- Редовни актуализации през годините
- Свеждане до знанието на всички агенции в страната
В настоящия момент това е жив документ, който продължава да се обогатява, има непрестанна комуникация, тази инструкция се доразвива.
- Изготвяне на параметризация с повече от 10 на брой параметри за търсене
- При комбинация на няколко критерия за секунди разполагаме с точни указатели за местоположението на търсения документ в архивохранилището
- Изпълнение на заявки качествено и в срок
- Описание на документи
- Други дейности, свързани с процеса с цел удовлетворяване на клиентската нужда (научете повече за услугите ни)
От средата на 2017 година проектът бе разширен в нова посока:
- Дигитализиране на тази част от документите, която използват най-често
- Сканираните документи организираме в информационен архив
- Обработените документи се предават ежедневно чрез защитен електронен канал
- Осигуряваме на постоянен онлайн достъп
- Допълнителен модул към DocsOnLine, който позволява лесен импорт на документите и данните в софтуер на клиента
- Свеждане на човешкия фактор до минимум
- Изграждане на допълнителен процес на верификация за проверка на пълното съответствие с друга база данни
Резултати
Вече над 10 години работим съвместно със ЗАД „БУЛСТРАД ВИЕНА ИНШУРЪНС ГРУП” . Основен принос са изградените през годините партньорство и доверие чрез бързото и качествено обслужване, непрестанната комуникация, даване и получаване на обратна връзка, гъвкавостта, с която подхождаме в различните ситуации и от двете страни.
- Изграждане на стройна система, служеща за вътрешно архивиране
- Бързо и ефективно достигане до информация
- Добре съхранена физически документация, предпазена от външни атмосферни влияния или човешка намеса
- Освобождаване на физическо пространство и удовлетворяване на клиентска нужда
- Дигитализация на оперативната документация на клиента и ускоряване на достъпа
- Превръщане на хартиени носители в дигитален архив, удобен за работа
- Предаване на информацията от документите в електронен вид, който освен готов за директен импорт в техен софтуер, е точен в съдържанието си и надежден в работата с него
- Постоянно развиване и разширяване на палитрата от услуги
От какво има нужда вашият архив?
Заявете безплатна консултация с наш специалист!