Защо сега е най-точният момент да дигитализирате документите и информацията на бизнеса си?

“Благодарение на факта, че дигитализирам документите си, мога да отговарям на клиентите ни дори и сега, дори и от вкъщи.” 

“Имам дигитализирани документите си и имам достъп до тях по всяко време, за да мога да работя. Благодаря ви!” 

Има събития, които не можеш да предвидиш. Когато се случат, се опитваш да реагираш по възможно най-адекватен начин.

Има и обстоятелства, които те принуждават да промениш всички планове. Когато настъпят, се научаваш да се приспособяваш и да съставиш нови, да планираш в движение.

Настоящата кризисна ситуация, която нанася значителни поражения на икономиката, повдига множество важни въпроси – за здравето и безопасността на служителите, за връзките с клиентите, за връщането към нормален работен режим след края на извънредното положение в страната и за постепенното възстановяване на икономиката на национално и международно ниво. Тези въпроси стоят както пред собствениците на малки и средни предприятия (в чиято графа попадаме и ние), така и пред работещите в големи компании в най-различни сектори.

Непредвидената ситуация от последните седмици ни предизвика да мислим извън съществуващите рамки и да търсим начини да превърнем ограниченията във възможности. Това пренареди ежедневието ни и наложи да осъвременим практиките си и да използваме дигитални инструменти, за да останем свързани със своите служители, клиенти и партньори. 

Как да използваме дигитализацията

Според проучване на Hootsuite именно сега е моментът да прегърнем дигитализацията в 3 направления:

1. Да използваме социалните мрежи за осъществяване на чисто човешката връзка между хората чрез лични съобщения, дискусии в групи и стрийминг на живо.
2. Да използваме социалните мрежи като канал за свързване с клиентите ни и повишаване на ангажираността им с нашия бранд.
3. Да използваме уроците от настоящето, за да изградим бъдещето, като експериментираме с работа от разстояние, онлайн поръчки и анализ на данни в реално време.

За съжаление, вече станахме свидетели как бизнеси преустановяват дейността си или са застрашени от това, защото не могат да си позволят такава комплексна миграция от аналоговия към дигиталния свят. Паралелно срещаме и страхотни примери за бизнеси, които или отдавна са направили, или в момента провеждат своята дигитална трансформация и вече берат плодовете на тази дългосрочна инвестиция.

Дългосрочните инвестиции пред краткосрочни решения

Дигитализацията на бизнеса се оказа наложителна, защото само така компаниите могат да осигурят непрекъсваемост на бизнес процесите си. Ето няколко примери от различни индустрии:

• Видяхме бизнеси да изграждат онлайн платформи за една нощ, а магазини масово експериментират с електронна търговия.
• В ресторантите клиентският поток буквално спря и тези, които по-рано не използваха активно онлайн инструменти за реклама и продажби, изграждат присъствие в социалните мрежи и предлагат възможности за онлайн поръчки.
• Кризата ограничава възможностите за физически огледи на недвижими имоти, но пък подтиква компании в сектора да използват технологиите в своя полза и да предлагат иновативни услуги като 3D оглед на апартамент.

Ние с радост видяхме как нашите клиенти, които ползват услугите ни по дигитализация, продължат да работят от вкъщи, възползвайки се от постоянен защитен достъп до своите документи и информация. 

Защо дигитализацията на информацията е толкова ценна всъщност?

Крис Хардуик е казал:

“We’re not in an information age anymore. We’re in the information management age.”

Даваме пример:

Според Google Ranking Factors причина номер 1 хората да напускат един сайт е фактът, че зарежда бавно. А за бавни се считат уеб страници, на които им отнема повече от  2-3 секунди, за да заредят.

Примерът е илюстративен, но дава ясна представа за начинът, по който искаме да получим достъп до своята информация – колкото се може по-бързо.

Какво представлява дигитализацията на документи?

Дигитализацията е процесът на превръщане на хартиени документи в сканирани изображения и избиране на подходящи наименования за файловете.

Дигитализацията е един от процесите, които оптимизират работата и значително повишават ефективността на работещите.

Тя помага документите много по-лесно могат да бъдат намерени, споделяни, изтегляни, изпращани, управлявани и защитени.

Връзката между хартиените и дигиталните документи

Електронният архив ви позволява да видите сканирани всички документи от вашия съществуващ хартиен архив, които сте решили да дигитализирате.

Той не замества съществуващия архив, а го надгражда и осигурява още едно ниво на свързаност и защита. Изгражда се на принципа “бутик” – полетата, филтрите и нивото на описание на документите се създават за конкретните нужди на всяка компания.

Повече за:

Процеса по архивиране на документи от А до Я

Как работи софтуерът ни за архивиране на документи 

Как дигитализацията на документи помага за ефективна оперативна работа?

Едно от ключовите предимствата на дигитализацията е, че осигурява изключително бърз достъп до документи или друга информация, която е необходима.

Достъп до информацията за различни процеси

Дигитализацията на документи, архиви и друга информация покрива нуждите на бизнеса практически във всички сектори.

Представяме само няколко примера как дигитализацията улеснява бизнес процесите на нашите клиенти:

• проверка на история на клиент (в сектори като застраховане, кредитиране, медицински сектор и др.)
• бърз отговор към клиент при поискана информация или справка от негова страна (банково дело, застраховане, счетоводството и др.)
• улесняване на оперативна работа с голям документопоток (ритейл, медицина, застраховане и др.)
• бърза обработка на документи (кредитиране, финансов сектор, застраховане, др.)
• организиране на данни и информация в удобна система, позволяващa различни справки по обекти в страна (ритейл, дистрибуция, логистика и др.)
• цялостна работа с архив и документи

Непрекъсваемост на бизнес процесите чрез дигитален архив

Резултатът от дигитализацията на документите е, че са ефективно организирани и дигитално достъпни. При непредвидими кризисни ситуации като сегашната, когато нямате възможност за работа с архив на място, дигиталните документи ви позволяват да продължите да извършвате гореописаните дейности дистанционно. И то с висока степен на защита на информацията ви.

Отдалечен достъп

В „Национални Архиви“ организираме дигиталните копия на вашите документи в удобен софтуер и ги индексираме по избрани от вас параметри (индикативни белези). Така вие:

• • достигате до конкретна информация буквално с няколко клика
  • имате отдалечен достъп до информацията си 24/7 през софтуер, който гарантира висока степен на защита
  • можете да ползвате информацията от всяко място и по всяко време
  • продължавате да извършвате нормално оперативните си процеси, което ви позволява да посрещате нуждите на клиентите си

Непрекъсваемост чрез колокация на информацията

Ние съхраняваме вашата информация на 3 места: на основния ни сървър и в два собствени колокирани сървъра. Това означава, че ако един или дори два от сървърите отпаднат, ние не прекъсваме обслужването на базата данни, с което гарантираме непрекъснатост на дейността ви.

Бекъп на данни

Поддържаме и бекъпи на данните, с което осигуряваме допълнителна защита.

Дигитализацията на архив като гаранция за по-добра репутация и свързаност

Дигитализацията на документи ви помага да поддържате изградената репутация и високото качество на услугите, които предлагате на своите клиенти. С нейна помощ вие:

• отговоряте на клиентите си бързо, независимо от местоположението ви
• поддържате актуална своята информация и знаете кое къде се намира, което ви позволява да правите цялостни или сегментирани справки при запитване от партньор или клиент
• давате ясен знак на клиентите и партньорите си, че могат да разчитат на вас в извънредни ситуации, които изискват възможно най-бърза реакция и висока степен на защита на чувствителна информация. Представете си следния пример: вие сте в ролята на клиент и отправяте запитване за свой договор, анекс или карго. И компанията или офисът, обслужващи вашата информация, не ви отговорят. Това повдига въпрос пред вас: а как тогава да разчитам на тях в бъдеще?

Защо е времето да мислим в дългосрочен план и инвестираме в дигитални решения

Настоящата кризисната ситуация ни показа, че за да останем свързани, трябва да намерим дигитални алтернативи на досегашните си практики.

Дигитализацията на документи и информация е дългосрочно решение.

Чрез него съхранявате миналото на своя бизнес, управлявате ефективно своето настояще и изгражда стройна система за ефективност в работа в бъдеще.

Инвестирането в дигитални решения може да ви изглежда странно във време, в което много бизнеси търсят начини да ограничат разходите си. Тази инвестиция обаче ще ви донесе 3 безценни ползи в дългосрочен план:

• бърз и сигурен достъп до информация от всяко място и по всяко време, без да бъде повлиян от външни обстоятелства.
• финансова и оперативна стабилност, която ще ви позволи да продължите дейността си и предвидите бюджета си.
• адаптивност и свързаност  с клиенти, контрагенти и партньори.

Заключение

Потребителите вече променят навиците си при избор и потребление на стоки и услуги. Освен че познават особеностите на дигиталния свят, те знаят и как да го използват и го правят много по-активно, за да улеснят живота си. Някои дейности, които отнемат повече време, са вече сведени до 2 кликвания. Ето защо можем да разглеждаме дигитализацията на архиви като инвестиция в бъдещето, която се възвръща многократно с течение на времето. И в следващите статии ще ви покажем как.

Използвани източници:

https://www.hobo-web.co.uk/your-website-design-should-load-in-4-seconds/

https://hootsuite.com/pages/social-intelligence-briefing

https://neilpatel.com/blog/loading-time/

Авторски права © National Archives 2020