“Благодарение на факта, че дигитализирам документите си, мога да отговарям на клиентите ни дори и сега, дори и от вкъщи.”
“Имам дигитализирани документите си и имам достъп до тях по всяко време, за да мога да работя. Благодаря ви!”
Има събития, които не можеш да предвидиш. Когато се случат, се опитваш да реагираш по възможно най-адекватен начин.
Има и обстоятелства, които те принуждават да промениш всички планове. Когато настъпят, се научаваш да се приспособяваш и да съставиш нови, да планираш в движение.
Настоящата кризисна ситуация, която нанася значителни поражения на икономиката, повдига множество важни въпроси – за здравето и безопасността на служителите, за връзките с клиентите, за връщането към нормален работен режим след края на извънредното положение в страната и за постепенното възстановяване на икономиката на национално и международно ниво. Тези въпроси стоят както пред собствениците на малки и средни предприятия (в чиято графа попадаме и ние), така и пред работещите в големи компании в най-различни сектори.
Непредвидената ситуация от последните седмици ни предизвика да мислим извън съществуващите рамки и да търсим начини да превърнем ограниченията във възможности. Това пренареди ежедневието ни и наложи да осъвременим практиките си и да използваме дигитални инструменти, за да останем свързани със своите служители, клиенти и партньори.
Според проучване на Hootsuite именно сега е моментът да прегърнем дигитализацията в 3 направления:
За съжаление, вече станахме свидетели как бизнеси преустановяват дейността си или са застрашени от това, защото не могат да си позволят такава комплексна миграция от аналоговия към дигиталния свят. Паралелно срещаме и страхотни примери за бизнеси, които или отдавна са направили, или в момента провеждат своята дигитална трансформация и вече берат плодовете на тази дългосрочна инвестиция.
Дигитализацията на бизнеса се оказа наложителна, защото само така компаниите могат да осигурят непрекъсваемост на бизнес процесите си. Ето няколко примери от различни индустрии:
Ние с радост видяхме как нашите клиенти, които ползват услугите ни по дигитализация, продължат да работят от вкъщи, възползвайки се от постоянен защитен достъп до своите документи и информация.
Крис Хардуик е казал:
“We’re not in an information age anymore. We’re in the information management age.”
Даваме пример:
Според Google Ranking Factors причина номер 1 хората да напускат един сайт е фактът, че зарежда бавно. А за бавни се считат уеб страници, на които им отнема повече от 2-3 секунди, за да заредят.
Примерът е илюстративен, но дава ясна представа за начинът, по който искаме да получим достъп до своята информация – колкото се може по-бързо.
Дигитализацията е процесът на превръщане на хартиени документи в сканирани изображения и избиране на подходящи наименования за файловете.
Дигитализацията е един от процесите, които оптимизират работата и значително повишават ефективността на работещите.
Тя помага документите много по-лесно могат да бъдат намерени, споделяни, изтегляни, изпращани, управлявани и защитени.
Електронният архив ви позволява да видите сканирани всички документи от вашия съществуващ хартиен архив, които сте решили да дигитализирате.
Той не замества съществуващия архив, а го надгражда и осигурява още едно ниво на свързаност и защита. Изгражда се на принципа “бутик” – полетата, филтрите и нивото на описание на документите се създават за конкретните нужди на всяка компания.
Повече за:
Процеса по архивиране на документи от А до Я
Как работи софтуерът ни за архивиране на документи
Едно от ключовите предимствата на дигитализацията е, че осигурява изключително бърз достъп до документи или друга информация, която е необходима.
Дигитализацията на документи, архиви и друга информация покрива нуждите на бизнеса практически във всички сектори.
Представяме само няколко примера как дигитализацията улеснява бизнес процесите на нашите клиенти:
Резултатът от дигитализацията на документите е, че са ефективно организирани и дигитално достъпни. При непредвидими кризисни ситуации като сегашната, когато нямате възможност за работа с архив на място, дигиталните документи ви позволяват да продължите да извършвате гореописаните дейности дистанционно. И то с висока степен на защита на информацията ви.
В „Национални Архиви“ организираме дигиталните копия на вашите документи в удобен софтуер и ги индексираме по избрани от вас параметри (индикативни белези). Така вие:
Ние съхраняваме вашата информация на 3 места: на основния ни сървър и в два собствени колокирани сървъра. Това означава, че ако един или дори два от сървърите отпаднат, ние не прекъсваме обслужването на базата данни, с което гарантираме непрекъснатост на дейността ви.
Поддържаме и бекъпи на данните, с което осигуряваме допълнителна защита.
Дигитализацията на документи ви помага да поддържате изградената репутация и високото качество на услугите, които предлагате на своите клиенти. С нейна помощ вие:
Настоящата кризисната ситуация ни показа, че за да останем свързани, трябва да намерим дигитални алтернативи на досегашните си практики.
Дигитализацията на документи и информация е дългосрочно решение.
Чрез него съхранявате миналото на своя бизнес, управлявате ефективно своето настояще и изгражда стройна система за ефективност в работа в бъдеще.
Инвестирането в дигитални решения може да ви изглежда странно във време, в което много бизнеси търсят начини да ограничат разходите си. Тази инвестиция обаче ще ви донесе 3 безценни ползи в дългосрочен план:
Заключение
Потребителите вече променят навиците си при избор и потребление на стоки и услуги. Освен че познават особеностите на дигиталния свят, те знаят и как да го използват и го правят много по-активно, за да улеснят живота си. Някои дейности, които отнемат повече време, са вече сведени до 2 кликвания. Ето защо можем да разглеждаме дигитализацията на архиви като инвестиция в бъдещето, която се възвръща многократно с течение на времето. И в следващите статии ще ви покажем как.
Използвани източници:
https://www.hobo-web.co.uk/your-website-design-should-load-in-4-seconds/
https://hootsuite.com/pages/social-intelligence-briefing
https://neilpatel.com/blog/loading-time/
Авторски права © National Archives 2020