Q&A: Топ 10 въпроса за дигитализацията на документи и техните отговори

В Национални Архиви действаме на принципа “бутик” – това означава, че избирате онази комбинация за сканиране на документи, която ще е най-полезна и бюджетно ефективна за вас.

Напр.: Организирали сте архива си в класьори. Ето различни начини, по които можем да сканираме:

1. Вариант I: целият класьор на 1 файл
2. Вариант II: класьорът като 4 различни смислово обособени файлове
3. Вариант III: всеки документ – тъй като е смислово различен от другите – да е на отделен файл.
4. Вариант IV: единствено една част от класьора, а другото да опишем и съхраним.

Ако конкретизираме горния пример: Разполагате с класьор с финансово-счетоводни документи за 2019 година. В него имате фактури, банкови извлечения, както и договори.

1. Банковите извлечения не носят толкова голяма стойност и не са чест обект на търсене – тях можем да сканираме на база месеци – всички банкови извлечения за м. януари да са на 1 файл.
2. Фактурите можем да сканираме самостоятелно – една фактура да е един файл – така ще можете да използвате електронния архив и да я намирате по име на контрагент или единствено чрез въвеждане на номера.
3. Договорите – можем да организираме по същия начин. Или ако прецените, че въобще не правите справки с тях – изобщо да не сканираме.
4. Разбира се, вие можете да предпочетете всичко да е по единично, или всичко да е накуп – ако целият класьор сканираме в един файл имате възможност чрез OCR да търсите из целия документ (1 класьор = ~ 300 страници, което би могло да затрудни търсенето ви, в случай, че няма машинна асистенция).

5. Колко сканирани страници има в един документ?

В практиката, най-големите файлове, които сме създавали за клиенти, са до хиляда страници. Вътрешно можем да боравим с документи, наброяващи до 7,000-8,000 страници.

6. Мога ли да определя различни нива на достъп до дигиталния архив?

Разпределението зависи изцяло от вашата организационна структура, ние сме достатъчно гъвкави, за да се адаптираме към възможните варианти.

1. Пример 1: Достъпът може да бъде разпределен по отдели. Например Отдел “Финанси” да вижда единствено документите, произтичащо от неговата дейност, а Отдел “Администрация” да всички документи.
2. Пример 2: Достъпът може да бъде разпределен по потребители – можем да зададем всеки един служител кои документи ще може да вижда – най-често това са онези, с които работи.

7. След колко време ще получа достъп до електронния си архив?

Можете да виждате документите си в системата веднага щом ги обработим.

8. Колко ТБ информация може да поддържам в електронния архив?

Инфраструктурата и софтуерът ни са скалируеми вертикално (чрез увеличаване на капацитета на сървърите, производителността им и скоростта на свързаност) и хоризонтално (чрез добавяне на нови сървъри към съществуващите за разпределяне на товара между тях). В този смисъл, нямаме ограничение откъм обема на информация, която поддържаме и обслужваме качествено.

9. Как се подхожда при унищожаване на дигитален архив?

Унищожаването на електронен архив обикновено се прави в паралел с унищожаването на физическия. Дигиталният архив прави по-лесно проследяването на сроковете за съхранение на информация чрез добавяне на конкретна дата или на година. Съобразяваме се с типа документация и ако не е в разрез с GDPR и други нормативни уредби.

Повече в Услуги по унищожаване на документи  и Услуги по унищожаване на твърди носители на информация.

10. Как се грижите за сигурността на дигиталния ни архив?

След сканиране качваме документите в сървър, в който стоят абсолютно изолирани.

• Връзката към нашата система е подсигурена  според съвременните добри практики и е https://
• Достъп до системата се осъществява чрез индивидуално потребителско име и парола и достъп единствено до документите, които е определено да вижда.
• Колокация в два data centers – два колокирани сървъра, които са наши собствени. Това означава, че разполагаме с информацията на 3 места, т.е. ако един или два отпаднат, ние не прекъсваме обслужването на базата данни. По този начин гарантираме непрекъснатост на дейността.
• Бекъп на данните, което ни дава допълнителна защита в случай на тяхната повреда или загуба.

В случаите, в които дигитализираме архив и го предаваме обратно на клиента го предаваме го лично на оторизирано лице, записан върху криптиран електронен носител, качваме го на наш (или предоставен от клиента) SFTP сървър или ги директно на клиента чрез защитен комуникационен канал.

____________________________________________

Информацията винаги е била и ще продължава да бъде в основата на взимането на адекватни и добри бизнес решения. В дигиталния свят това налага както съхранение на оригиналите от аналаогов вид или на друг носител, така и трансформацията на данните и документите от тях в удобен за използване вид.

Това бе и заключителната статия от поредицата за дигитализация на документи в полза на бизнеса. Линкове към предните две оставяме тук:

Защо сега е най-точният момент да дигитализирате документите и информацията на бизнеса си

Дигитализацията на документи и информация като скрито конкурентно предимство

Ако сме успели да заинтригуваме вниманието ви към това решение, или искате да разберете повече за ефективното управление на документи, свържете се с нас. С радост ще отговорим на запитвания и помогнем в избора на подходящ вариант.

Авторски права © National Archives 2020