Q&A: Топ 10 въпроса за дигитализацията на документи и техните отговори

„Ако правиш нещата по един и същи начин, как очакваш различен резултат?“

Иска ми се да започнем с дефиниция на думата “процес” – всички последователни действия или явления, изменения, които очертават определено развитие или постигане на определена цел. Характерно за процесите в организациите е, че ги създаваме тогава, когато е назряла необходимостта от структура, по която да се изпълняват последователни действия възможно най-ефективно.

Светът през последните години се трансформира с висока скорост, а информационният поток, който създава, е изключително всеобхватен. Невъзможно е да го проследим целия, но все пак за да успеят компаниите да са в крак с това, което ги интересува, и да отговорят на изискванията на технологиите, за да обменят информация:

• Променят и модернизират техника
• Внедряват project management системи
• Нагаждат се към нови канали за комуникация
• Използват информация дигитално. Но въпреки това оставяме и хартиен отпечатък

Факт: 90% от процесите на една компанията са документирани под една или друга форма

Как ще управляваме фирмената информация говори колко ефективни ще сме в бъдеще. Навременно приспособление към нуждите на дигиталната ера при работата с документи ще помогнат на компаниите да поддържат своя статут.

В настоящата статия 3 от поредицата за дигитализация ще дадем отговори на най-честите въпросителни, стоящи пред компаниите, преди започване на проект по дигитализация. (Защо СЕГА е най-точният момент в статия 1 и как дигитализацията осигурява конкретно предимство в статия 2 от поредицата).

Разглеждаме как:

• определяте кои документи да се сканират
• осигуряваме защитата им в дигиталното пространство
• има връзка между процеса по дигитализация на документи и повишаването на нивото на информационна сигурност

Цели, които трябва да си поставите, преди да дигитализирате

Целите са силно обвързани с приоритетите и възможностите на организацията. Общи белези преди да предприемете тази стъпка:

• хората от екипа губят много време в търсене на информация от вече издадени документи
• документацията, с която работите често, т.е. поне веднъж месечно, заема много място, което пречи на другите ви дейности
• налага ви се да правите анализи и справки, които изискват данни от съществуващата документация
• желаете да запазите копие на документи, които могат да бъдат унищожени физически и не съдържат лични или чувствителни данни

(В тази статия обясняваме причините, поради които по начало сканираме архивни документи и как да изберем подходящ метод).

Отговорите на следните въпроси ще ви помогнат ясно да дефинирате целите си:

1. Как да определя кои документи да дигитализирам?

Необходимо е да си зададете точно четири допълнителни въпроса:

1. Кои отдели във вашата организация генерират най-много документи?
2. Кои документи подлежат на съхранение и кои са тези с по-дълги срокове за съхранение?
3. Кои са документите, които са необходими на ежедневна база, или с които често правите справки, за да отговорите на запитване от клиент?
4. Кои са документите, с които имат работа няколко отдела в компанията?

Ако са дигитализирани горните типове, то

2. Как се дигитализират документите – сканиране, OCR, резолюция, формати?

Минаваме през следните етапи:

1. Физическа подготовка – сваляне на кламери, телбод, реставрация, където е необходимо
2. Техническа подготовка – резолюция, формати
3. Настройки – 300 dpi, с черно-бял цвят или такъв с по-висока скала на сивия цвят
4. При ценни, стари или документи на специална хартия – 600-1200 dpi, в сива гама или цветно сканиране
5. Post-processing
6. Допълнителна обработка – OCR и компресия

3. Налага ли се да сканирам всички документи от един отдел, или не?

Имаме опит практически с всички индустрии – от тези, произвеждащи голямо количество хартия (застрахователен сектор, ритейл, здравеопазване, фарма сектор, финансов сектор, кредитиране) през тези с по-малко на брой документи – счетоводни къщи, средни бизнеси, търговски магазини до ЕТ. Отговорите на въпросите от т.1. ще ви насочат как работата с документи в дигитален вид ще е най-ефективна зa вас.

Например: Ако сте в сферата на транспорта и логистиката, можете да изберете да съхраните и финансово-счетоводните си и логистичните си документи при нас, но да дигитализирате единствено документите от логистичния отдел. Съобразяваме всичко с начина ви на работа.

4. Как ще бъдат сканирани документите ни и как ще ги намираме?

В Национални Архиви действаме на принципа “бутик” – това означава, че избирате онази комбинация за сканиране на документи, която ще е най-полезна и бюджетно ефективна за вас.
Напр.: Организирали сте архива си в класьори. Ето различни начини, по които можем да сканираме:

1. Вариант I: целият класьор на 1 файл
2. Вариант II: класьорът като 4 различни смислово обособени файлове
3. Вариант III: всеки документ – тъй като е смислово различен от другите – да е на отделен файл.
4. Вариант IV: единствено една част от класьора, а другото да опишем и съхраним.

Ако конкретизираме горния пример: Разполагате с класьор с финансово-счетоводни документи за 2019 година. В него имате фактури, банкови извлечения, както и договори.

1. Банковите извлечения не носят толкова голяма стойност и не са чест обект на търсене – тях можем да сканираме на база месеци – всички банкови извлечения за м. януари да са на 1 файл.
2. Фактурите можем да сканираме самостоятелно – една фактура да е един файл – така ще можете да използвате електронния архив и да я намирате по име на контрагент или единствено чрез въвеждане на номера.
3. Договорите – можем да организираме по същия начин. Или ако прецените, че въобще не правите справки с тях – изобщо да не сканираме.
4. Разбира се, вие можете да предпочетете всичко да е по единично, или всичко да е накуп – ако целият класьор сканираме в един файл имате възможност чрез OCR да търсите из целия документ (1 класьор = ~ 300 страници, което би могло да затрудни търсенето ви, в случай, че няма машинна асистенция).

5. Колко сканирани страници има в един документ?

В практиката, най-големите файлове, които сме създавали за клиенти, са до хиляда страници. Вътрешно можем да боравим с документи, наброяващи до 7,000-8,000 страници.

6. Мога ли да определя различни нива на достъп до дигиталния архив?

Разпределението зависи изцяло от вашата организационна структура, ние сме достатъчно гъвкави, за да се адаптираме към възможните варианти.

1. Пример 1: Достъпът може да бъде разпределен по отдели. Например Отдел “Финанси” да вижда единствено документите, произтичащо от неговата дейност, а Отдел „Администрация“ да всички документи.
2. Пример 2: Достъпът може да бъде разпределен по потребители – можем да зададем всеки един служител кои документи ще може да вижда – най-често това са онези, с които работи.

7. След колко време ще получа достъп до електронния си архив?

Можете да виждате документите си в системата веднага щом ги обработим.

8. Колко ТБ информация може да поддържам в електронния архив?

Инфраструктурата и софтуерът ни са скалируеми вертикално (чрез увеличаване на капацитета на сървърите, производителността им и скоростта на свързаност) и хоризонтално (чрез добавяне на нови сървъри към съществуващите за разпределяне на товара между тях). В този смисъл, нямаме ограничение откъм обема на информация, която поддържаме и обслужваме качествено.

9. Как се подхожда при унищожаване на дигитален архив?

Унищожаването на електронен архив обикновено се прави в паралел с унищожаването на физическия. Дигиталният архив прави по-лесно проследяването на сроковете за съхранение на информация чрез добавяне на конкретна дата или на година. Съобразяваме се с типа документация и ако не е в разрез с GDPR и други нормативни уредби.

Повече в Услуги по унищожаване на документи  и Услуги по унищожаване на твърди носители на информация.

10. Как се грижите за сигурността на дигиталния ни архив?

След сканиране качваме документите в сървър, в който стоят абсолютно изолирани.

• Връзката към нашата система е подсигурена  според съвременните добри практики и е https://
• Достъп до системата се осъществява чрез индивидуално потребителско име и парола и достъп единствено до документите, които е определено да вижда.
• Колокация в два data centers – два колокирани сървъра, които са наши собствени. Това означава, че разполагаме с информацията на 3 места, т.е. ако един или два отпаднат, ние не прекъсваме обслужването на базата данни. По този начин гарантираме непрекъснатост на дейността.
• Бекъп на данните, което ни дава допълнителна защита в случай на тяхната повреда или загуба.

В случаите, в които дигитализираме архив и го предаваме обратно на клиента го предаваме го лично на оторизирано лице, записан върху криптиран електронен носител, качваме го на наш (или предоставен от клиента) SFTP сървър или ги директно на клиента чрез защитен комуникационен канал.

____________________________________________

Информацията винаги е била и ще продължава да бъде в основата на взимането на адекватни и добри бизнес решения. В дигиталния свят това налага както съхранение на оригиналите от аналаогов вид или на друг носител, така и трансформацията на данните и документите от тях в удобен за използване вид.

Това бе и заключителната статия от поредицата за дигитализация на документи в полза на бизнеса. Линкове към предните две оставяме тук:

Защо сега е най-точният момент да дигитализирате документите и информацията на бизнеса си

Дигитализацията на документи и информация като скрито конкурентно предимство

Ако сме успели да заинтригуваме вниманието ви към това решение, или искате да разберете повече за ефективното управление на документи, свържете се с нас. С радост ще отговорим на запитвания и помогнем в избора на подходящ вариант.

Авторски права © National Archives 2020