„Ако правиш нещата по един и същи начин, как очакваш различен резултат?“
Иска ми се да започнем с дефиниция на думата “процес” – всички последователни действия или явления, изменения, които очертават определено развитие или постигане на определена цел. Характерно за процесите в организациите е, че ги създаваме тогава, когато е назряла необходимостта от структура, по която да се изпълняват последователни действия възможно най-ефективно.
Светът през последните години се трансформира с висока скорост, а информационният поток, който създава, е изключително всеобхватен. Невъзможно е да го проследим целия, но все пак за да успеят компаниите да са в крак с това, което ги интересува, и да отговорят на изискванията на технологиите, за да обменят информация:
Факт: 90% от процесите на една компанията са документирани под една или друга форма
Как ще управляваме фирмената информация говори колко ефективни ще сме в бъдеще. Навременно приспособление към нуждите на дигиталната ера при работата с документи ще помогнат на компаниите да поддържат своя статут.
В настоящата статия 3 от поредицата за дигитализация ще дадем отговори на най-честите въпросителни, стоящи пред компаниите, преди започване на проект по дигитализация. (Защо СЕГА е най-точният момент в статия 1 и как дигитализацията осигурява конкретно предимство в статия 2 от поредицата).
Разглеждаме как:
Целите са силно обвързани с приоритетите и възможностите на организацията. Общи белези преди да предприемете тази стъпка:
(В тази статия обясняваме причините, поради които по начало сканираме архивни документи и как да изберем подходящ метод).
Отговорите на следните въпроси ще ви помогнат ясно да дефинирате целите си:
Необходимо е да си зададете точно четири допълнителни въпроса:
Ако са дигитализирани горните типове, то
Минаваме през следните етапи:
Имаме опит практически с всички индустрии – от тези, произвеждащи голямо количество хартия (застрахователен сектор, ритейл, здравеопазване, фарма сектор, финансов сектор, кредитиране) през тези с по-малко на брой документи – счетоводни къщи, средни бизнеси, търговски магазини до ЕТ. Отговорите на въпросите от т.1. ще ви насочат как работата с документи в дигитален вид ще е най-ефективна зa вас.
Например: Ако сте в сферата на транспорта и логистиката, можете да изберете да съхраните и финансово-счетоводните си и логистичните си документи при нас, но да дигитализирате единствено документите от логистичния отдел. Съобразяваме всичко с начина ви на работа.
В Национални Архиви действаме на принципа “бутик” – това означава, че избирате онази комбинация за сканиране на документи, която ще е най-полезна и бюджетно ефективна за вас.
Напр.: Организирали сте архива си в класьори. Ето различни начини, по които можем да сканираме:
Ако конкретизираме горния пример: Разполагате с класьор с финансово-счетоводни документи за 2019 година. В него имате фактури, банкови извлечения, както и договори.
В практиката, най-големите файлове, които сме създавали за клиенти, са до хиляда страници. Вътрешно можем да боравим с документи, наброяващи до 7,000-8,000 страници.
Разпределението зависи изцяло от вашата организационна структура, ние сме достатъчно гъвкави, за да се адаптираме към възможните варианти.
Можете да виждате документите си в системата веднага щом ги обработим.
Инфраструктурата и софтуерът ни са скалируеми вертикално (чрез увеличаване на капацитета на сървърите, производителността им и скоростта на свързаност) и хоризонтално (чрез добавяне на нови сървъри към съществуващите за разпределяне на товара между тях). В този смисъл, нямаме ограничение откъм обема на информация, която поддържаме и обслужваме качествено.
Унищожаването на електронен архив обикновено се прави в паралел с унищожаването на физическия. Дигиталният архив прави по-лесно проследяването на сроковете за съхранение на информация чрез добавяне на конкретна дата или на година. Съобразяваме се с типа документация и ако не е в разрез с GDPR и други нормативни уредби.
Повече в Услуги по унищожаване на документи и Услуги по унищожаване на твърди носители на информация.
След сканиране качваме документите в сървър, в който стоят абсолютно изолирани.
В случаите, в които дигитализираме архив и го предаваме обратно на клиента го предаваме го лично на оторизирано лице, записан върху криптиран електронен носител, качваме го на наш (или предоставен от клиента) SFTP сървър или ги директно на клиента чрез защитен комуникационен канал.
____________________________________________
Информацията винаги е била и ще продължава да бъде в основата на взимането на адекватни и добри бизнес решения. В дигиталния свят това налага както съхранение на оригиналите от аналаогов вид или на друг носител, така и трансформацията на данните и документите от тях в удобен за използване вид.
Това бе и заключителната статия от поредицата за дигитализация на документи в полза на бизнеса. Линкове към предните две оставяме тук:
Защо сега е най-точният момент да дигитализирате документите и информацията на бизнеса си
Дигитализацията на документи и информация като скрито конкурентно предимство
Ако сме успели да заинтригуваме вниманието ви към това решение, или искате да разберете повече за ефективното управление на документи, свържете се с нас. С радост ще отговорим на запитвания и помогнем в избора на подходящ вариант.
Авторски права © National Archives 2020