Независимо дали сте собственик на малка фирма, ръководител на здравно заведение или административен директор на голяма организация - въпросът за съхранението на фирмените документи рано или късно излиза на преден план. Знаем, че наличието на хиляди хартиени и електронни документи в архива може да създаде усещане за хаос, а в същото време законът за съхранение на документи изисква стриктно спазване на срокове и протоколи.
Тук ще намерите отговори на най-честите въпроси: какви документи подлежат на съхранение, за колко време и какво се случва, ако изгубим важна информация.
Споделяме и добрите практики, които прилагаме в Национални Архиви повече от 20 години и на които се доверяват над 300 местни организации, международни компании, и държавна администрация.
Може би се питате - кои точно документи трябва да се съхраняват и кои могат спокойно да бъдат унищожени след приключване на проекта или годината?
Съгласно българското законодателство, на съхранение подлежат всички документи, които имат юридическа, счетоводна, данъчна, трудова или управленска стойност. Някои от тях трябва да се пазят в определени срокове, съгласно изискванията на българското законодателство:
Наличието на ясна класификация и индекс на документацията улеснява нейното откриване и защита при нужда. Най-добрият подход е да класифицирате документите си по тип и срок на съхранение. Това е основата на подредения архив..
Сроковете за съхранение на документи се определят от Закона за счетоводството, Кодекса на труда, ДОПК и други нормативни актове. Те започват да текат от 1 януари на годината, следваща годината на съставяне на документа.
Винаги препоръчваме унищожаване на цяла година и съхранение 10 години + 1, за да се избегне неволно унищожаване на документ. Всички нормативни срокове и изисквания в статията са актуални към юни 2025 г. За промени след тази дата, препоръчваме консултация с експерт или справка в Държавен вестник.
Срокът за съхранение на счетоводни документи е 10 години съгласно чл. 12, ал. 1, т. 2 от Закона за счетоводството.
Това включва годишни финансови отчети, счетоводни регистри, платежни нареждания, касови ордери и други първични документи, които са част от счетоводната информация. Добра практика е да се пазят 10 години + 1, за да се избегне преждевременно унищожаване и да се осигури пълна защита при евентуални данъчни проверки, одити или финансови инспекции..
Срокът за съхранение на фактури е 10 години, тъй като те са счетоводни документи.
Фактурите трябва да са налични при данъчни проверки и често се изискват при одити или вътрешни финансови анализи.
Срокът за съхранение на касови книги е 10 години, аналогично на фактурите и останалите счетоводни регистри.
Касовите книги и отчетите от касови апарати са счетоводни регистри и подлежат на контрол от НАП. Те трябва да бъдат съхранявани в оригинал или в дигитален формат, който отговаря на законовите изисквания.
Ведомостите за заплати и свързаните осигурителни документи трябва да се съхраняват 50 години, считано от 1 януари на годината след отчетния период, за който се отнасят, съгласно чл. 12, ал. 1, т. 1 от Закона за счетоводството и Данъчно-осигурителния процесуален кодекс (чл. 38, ал. 1, т. 1).
Този дълъг срок е необходим за защита на правата на служителите и за доказване на осигурителен стаж и доходи при пенсиониране.
Трудовото досие на служителя съдържа различни документи, които работодателят е длъжен да води съгласно чл. 128б от Кодекса на труда. Законът не изисква конкретен срок за съхранение на самото досие, но практиката е то да се пази заедно с ведомостите за заплати, за да се осигури пълна проследимост на трудовия стаж и изплатените възнаграждения.
Срокът за съхранение на данъчни декларации, справки и кореспонденция с НАП е 5 години според чл. 38 от ДОПК.
Те са обект на ревизии и следва да се пазят в четим и достъпен формат.
Договорите и търговските документи обикновено се съхраняват между 5 и 10 години след изтичането им.
Протоколите и решенията на органи на управление могат да бъдат съхранявани безсрочно или за срок до 10 години, в зависимост от тяхната значимост.
| Вид документ | Срок на съхранение | Правна основа |
| Годишен финансов отчет | 10 години | Закон за счетоводството, чл. 12 |
| Фактури, касови ордери, касови книги | 10 години | Закон за счетоводството |
| Данъчни декларации и справки | 5 години | ДОПК, чл. 38 |
| Лични трудови досиета | няма конкретен срок | Кодекс на труда, чл. 128б |
| Ведомости за заплати | 50 години | чл. 12, ал. 1, т. 1 от Закона за счетоводството |
| Договори и споразумения | 5-10 години | Закон за задълженията и договорите |
| Протоколи на органи на управление | до 10 години / безсрочно | Вътрешни правила |
Това са резултати от наши клиенти, както и от статистика на doctek.co.uk.
Много бизнеси се интересуват дали електронното съхранение на документи е законово допустимо. Отговорът е: ДА, при определени условия.
Съгласно чл. 12 от Закона за счетоводството, оригиналните хартиени документи могат да бъдат дигитализирани и съхранявани само в електронен формат, ако:
Пример за допустима дигитализация е сканиране с електронен подпис, съхранение в сертифицирана DMS система и осигурен архивен достъп.
Важно е да се знае, че при проверка данъчните органи могат да изискват електронните документи четим и достъпен формат. Необходимо е да съхраните физическите документи, ако цифровия архив с електронен подпис не отговаря на изискванията.
Съществува и Наредба №4 от 2002 г за условията и реда за водене и съхранение на електронни документи, която допълнително регламентира тези процеси.
Ефективното съхранение на документи не само гарантира спазване на нормативните изисквания, но и улеснява работата, ограничава риска от загуба на информация и осигурява спокойствие при одит или проверка. Ето основните добри практики, които препоръчваме:
Тези мерки не само намаляват риска от санкции, но оптимизират вътрешните процеси и спестяват време при одити.
Загубата на документ може да изглежда като рядко събитие, но реалността, която сме виждали е друга - нередки случаи на загубени, повредени или неволно унищожени документи.
Ако документ с нормативно установен срок на съхранение бъде изгубен, е необходимо:
Унищожаването на документи преди изтичане на законовия срок е нарушение. За да бъде процесът легитимен, е необходимо:
За проследимост на сроковете съветваме винаги се записва очакваната дата за унищожение (погледнете и съобразете сроковете горе). Това ще ви позволи да автоматизирате процеса и лесно да идентифицирате документите с изтичащ срок на съхранение.
Съхранението на фирмената документация е ключов елемент от контрола на риска и изграждането на стабилна организационна структура. Компаниите, които внедряват структурирана система за документооборот и спазват нормативните изисквания, постигат по-висока ефективност, увереност при одити и защита в критични моменти.
Всеки бизнес има своите особености - няма универсално решение. Затова подхождаме индивидуално към всяка организация, за да предложим работеща, практична система, която се адаптира към реалността, а не обратното.
Кой носи отговорност за съхранението на документите в компанията?
Обикновено се възприема, че е само един човек - или счетоводителят, или административният директор или упълномощено лице, посочено във вътрешни правила. Но нашият отговор е - всички, включително и директорът по информационна сигурност, както и всички служители, които работят с документи.
Какви са специфичните изисквания за съхранение на фирмени документи при международна дейност или чуждестранни партньори?
При международна дейност се налага да се спазват както българските, така и чуждестранните изисквания за съхранение, като често се прилагат по-строги правила за срокове, формат и защита на данни.
Как се процедира със съхранението на документи при прекратяване или ликвидация на фирмата?
Документите трябва да се съхраняват съгласно Закон за счетоводството, Закон за ДДС и НАП и отговорността за тях преминава към ликвидатора или определено лице, като се осигурява достъпност и сигурност до изтичане на сроковете.
