Колко дълго се съхраняват фирмените документи: Законови срокове и добри практики
nacorp
Независимо дали сте собственик на малка фирма, ръководител на здравно заведение или административен директор на голяма организация - въпросът за съхранението на фирмените документи рано или късно излиза на преден план. Знаем, че наличието на хиляди хартиени и електронни документи в архива може да създаде усещане за хаос, а в същото време законът за съхранение на документи изисква стриктно спазване на срокове и протоколи.
Тук ще намерите отговори на най-честите въпроси: какви документи подлежат на съхранение, за колко време и какво се случва, ако изгубим важна информация.
Споделяме и добрите практики, които прилагаме в Национални Архиви повече от 20 години и на които се доверяват над 300 местни организации, международни компании, и държавна администрация.
Кои фирмени документи да съхраните
Може би се питате - кои точно документи трябва да се съхраняват и кои могат спокойно да бъдат унищожени след приключване на проекта или годината?
Съгласно българското законодателство, на съхранение подлежат всички документи, които имат юридическа, счетоводна, данъчна, трудова или управленска стойност. Някои от тях трябва да се пазят в определени срокове, съгласно изискванията на българското законодателство:
- Счетоводни документи - фактури, дневници, годишни финансови отчети, платежни нареждания, касови ордери. Съгласно Закона за счетоводството, те имат специфични срокове за съхранение, които ще разгледаме по-долу.
- Документи, свързани с трудови правоотношения - договори, заповеди, досиета, ведомости за заплати. Трудовото законодателство изисква съхранение за дълъг период от време.
- Данъчни документи - декларации, справки, уведомления, кореспонденция с НАП. Те са обект на ревизии и следва да се пазят стриктно.
- Договори и правна кореспонденция - споразумения с клиенти, доставчици, адвокати, лицензни договори. Често съдържат клаузи с отложено действие.
- Търговска документация - оферти, поръчки, протоколи, гаранции, графици. Макар да не са винаги задължителни за съхранение, могат да бъдат ключови при спорове.
- Управленски документи - протоколи от събрания, стратегии, вътрешни правила и процедури.
Наличието на ясна класификация и индекс на документацията улеснява нейното откриване и защита при нужда. Най-добрият подход е да класифицирате документите си по тип и срок на съхранение. Това е основата на подредения архив..
Какви са законовите срокове за съхранение на документи в България
Сроковете за съхранение на документи се определят от Закона за счетоводството, Кодекса на труда, ДОПК и други нормативни актове. Те започват да текат от 1 януари на годината, следваща годината на съставяне на документа.
Винаги препоръчваме унищожаване на цяла година и съхранение 10 години + 1, за да се избегне неволно унищожаване на документ. Всички нормативни срокове и изисквания в статията са актуални към юни 2025 г. За промени след тази дата, препоръчваме консултация с експерт или справка в Държавен вестник.
Срокове за съхранение на счетоводни документи
Срокът за съхранение на счетоводни документи е 10 години съгласно чл. 42 от Закона за счетоводството.
Това включва годишни финансови отчети, счетоводни регистри, платежни нареждания, касови ордери и други първични документи. Добра практика е да се пазят 10 години + 1, за да се избегне преждевременно унищожаване.
Срок за съхранение на фактури
Срокът за съхранение на фактури е 10 години, тъй като те са счетоводни документи.
Фактурите трябва да са налични при данъчни проверки и често се изискват при одити или вътрешни финансови анализи.
Срок за съхранение на касови книги
Срокът за съхранение на касови книги е 10 години, аналогично на фактурите и останалите счетоводни регистри.
Касовите книги и отчетите от касови апарати подлежат на контрол от НАП и трябва да бъдат съхранявани в оригинал или в дигитален формат, който отговаря на законовите изисквания.
Срок за съхранение на трудови досиета
Срокът за съхранение на трудови досиета и ведомости за заплати е 50 години съгласно Кодекса на труда и Наредба №5 от 21.03.1985 г.
Този дълъг срок е необходим за защита на правата на служителите и за доказване на осигурителен стаж и доходи при пенсиониране.
Срокове за съхранение на данъчни документи
Срокът за съхранение на данъчни декларации, справки и кореспонденция с НАП е 5 години според чл. 38 от ДОПК.
Те са обект на ревизии и следва да се пазят в четим и достъпен формат.
Срокове за съхранение на договори и търговска документация
Договорите и търговските документи обикновено се съхраняват между 5 и 10 години след изтичането им.
Протоколите и решенията на органи на управление могат да бъдат съхранявани безсрочно или за срок до 10 години, в зависимост от тяхната значимост.
Обобщение за сроковете за съхранение на документи
| Вид документ | Срок на съхранение | Правна основа |
| Годишен финансов отчет | 10 години | Закон за счетоводството, чл. 42 |
| Фактури, касови ордери, касови книги | 10 години | Закон за счетоводството |
| Данъчни декларации и справки | 5 години | ДОПК, чл. 38 |
| Лични трудови досиета | 50 години | Кодекс на труда, чл. 128а |
| Ведомости за заплати | 50 години | Наредба №5/1985 |
| Договори и споразумения | 5-10 години | ЗЗД / Търговски закон |
| Протоколи на органи на управление | до 10 години / безсрочно | Вътрешни правила |
Това са резултати от наши клиенти, както и от статистика на doctek.co.uk.
Връзката между физически архив, дигитализация и електронно съхранение
Много бизнеси се интересуват дали електронното съхранение на документи е законово допустимо. Отговорът е: ДА, при определени условия.
Съгласно чл. 42 от Закона за счетоводството, оригиналните хартиени документи могат да бъдат дигитализирани и съхранявани само в електронен формат, ако:
- се гарантира тяхната автентичност, цялост и четимост през целия срок на съхранение;
- се използват сигурни електронни носители и архивни системи;
- има внедрени технически и организационни мерки за защита от загуба или злоупотреба.
Пример за допустима дигитализация е сканиране с електронен подпис, съхранение в сертифицирана DMS система и осигурен архивен достъп.
Важно е да се знае, че при проверка данъчните органи могат да изискват електронните документи четим и достъпен формат. Необходимо е да съхраните физическите документи, ако цифровия архив с електронен подпис не отговаря на изискванията.
Съществува и Наредба №4 от 2002 г за условията и реда за водене и съхранение на електронни документи, която допълнително регламентира тези процеси.
Добрите практики, които да приложите
Ефективното съхранение на документи не само гарантира спазване на нормативните изисквания, но и улеснява работата, ограничава риска от загуба на информация и осигурява спокойствие при одит или проверка. Ето основните добри практики, които препоръчваме:
- Поддържане на регистър на документите – с информация за тип, дата, срок на съхранение и място на съхранение.
- Ясна класификация и структуриране – счетоводни, правни, трудови и управленски документи трябва да са организирани по логичен начин и лесно откриваеми. Ние обикновено използваме схема на класифициране, съобразена с нуждите на клиента, като често срещани варианти са:
- отдел – вид документ – коментар – дата/месец/година
- фактура – отдел – вид документ – номер/дата – контрагент.
- Използване на система за дигитално управление на документи - автоматизира съхранението, индексирането и търсенето.
- Контрол на достъпа - само оторизирани лица да имат право на преглед и редакция.
- Възможност за проследяване на документи с изтекъл срок и изготвяне на цялата необходима документация, придружаваща процеса - протокол за унищожаване на документи с изтекъл срок на съхранение, акт, подписан от комисия, и заповед.
- Резервно копиране и съхранение на различни физически или облачни локации, особено при дигитализирани документи.
- Обучение на персонала - служителите трябва да са запознати с вътрешните процедури по архивиране и защита на данни.
Тези мерки не само намаляват риска от санкции, но оптимизират вътрешните процеси и спестяват време при одити.
Какво се случва при загуба или унищожаване на документи
Загубата на документ може да изглежда като рядко събитие, но реалността, която сме виждали е друга - нередки случаи на загубени, повредени или неволно унищожени документи.
Ако документ с нормативно установен срок на съхранение бъде изгубен, е необходимо:
- Незабавно уведомяване на съответния контролен орган (НАП, Инспекция по труда и др.);
- Съставяне на доклад за инцидента, включващ предприетите действия за възстановяване;
- При възможност - изискване на копие от контрагенти или достъп до архивни резервни копия.
Унищожаването на документи преди изтичане на законовия срок е нарушение. За да бъде процесът легитимен, е необходимо:
- Изготвяне на Протокол за унищожаване, с описание на вида, периода и обема на документацията, Заповед от ръководството за унищожаване на документи и Акт за унищожаване
- Посочване на метода на унищожаване (например шредиране);
- При електронни документи - наличие на проследимост чрез лог файлове и одитна следа.
За проследимост на сроковете съветваме винаги се записва очакваната дата за унищожение (погледнете и съобразете сроковете горе). Това ще ви позволи да автоматизирате процеса и лесно да идентифицирате документите с изтичащ срок на съхранение.
Заключение
Съхранението на фирмената документация е ключов елемент от контрола на риска и изграждането на стабилна организационна структура. Компаниите, които внедряват структурирана система за документооборот и спазват нормативните изисквания, постигат по-висока ефективност, увереност при одити и защита в критични моменти.
Всеки бизнес има своите особености - няма универсално решение. Затова подхождаме индивидуално към всяка организация, за да предложим работеща, практична система, която се адаптира към реалността, а не обратното.
Често задавани въпроси
Кой носи отговорност за съхранението на документите в компанията?
Обикновено се възприема, че е само един човек - или счетоводителят, или административният директор или упълномощено лице, посочено във вътрешни правила. Но нашият отговор е - всички, включително и директорът по информационна сигурност, както и всички служители, които работят с документи.
Какви са специфичните изисквания за съхранение на фирмени документи при международна дейност или чуждестранни партньори?
При международна дейност се налага да се спазват както българските, така и чуждестранните изисквания за съхранение, като често се прилагат по-строги правила за срокове, формат и защита на данни.
Как се процедира със съхранението на документи при прекратяване или ликвидация на фирмата?
Документите трябва да се съхраняват съгласно Закон за счетоводството, Закон за ДДС и НАП и отговорността за тях преминава към ликвидатора или определено лице, като се осигурява достъпност и сигурност до изтичане на сроковете.
Абонирайте се за нашия бюлетин
"*" показва задължителните полета