15 основни въпроса за унищожаване на документи и информация и техните отговори
nacorp
Какво трябва да знаете, преди да предприемете стъпката по унищожаване на документи и информация?
Представяме ви отговорите на въпросите, които най-често ни задавате за самия процес по унищожаване, за сроковете за съхранение и необходимите документи.
Въпросите за унищожаване на документи, които най-често ни задавате
1. Какви документи и информация унищожавате?
Унищожаваме разнообразни видове документи, чиито законов срок за съхранение вече е изтекъл, включително административни документи, финансово-счетоводни документи, медицински документи, документи, свързани с трудово-правни взаимоотношения и др.
Други носители на информация с изтекъл законов срок за съхранение, които унищожаваме са банкови карти, CD, DVD и хард дискове.
2. Как извършвате унищожаването на документи?
Унищожаването на документите извършваме със специални машини. Те раздробяват хартията на малки парченца и в резултат излизат като миниатюрни конфети (снимката по-горе). Хард дисковете унищожаваме на два етапа - първо заличаваме данните, а после и чрез машина.
3. Как се удостоверява процесът по унищожаване на документи?
Необходимите документи, които удостоверяват, че процесът е изпълнен, съобразно всички изисквания, са:
- Заповед от ръководството на вашата компания - той обосновава унищожаването;
- Акт за унищожение - официален документ, потвърждаващ самото унищожаване на документи;
- Протокол за унищожените документи;
- Сертификати - тях издаваме ние като сертифицирана компания по ISO стандарти за управление на документи.
Притежаваме близо 20 годишен опит в съхранението и управлението на документи и информация и напълно можем да съдействаме с насоки и указания за съставянето на необходимите документи около процеса.
4. Какво представлява протоколът за унищожаване на счетоводни документи с изтекъл срок на съхранение?
Протоколът за унищожаване на документи е официален документ, който регистрира вида, обема и датата на унищожаване на документи и информация с изтекъл срок на съхранение.
Изготвянето му е задължително, когато унищожаването се извършва в съответствие с изискванията на контролните органи и нормативната уредба за съхранение на документи.
Протоколът гарантира законово съответствие, защита на данни и проследимост на процеса, намалява риска от санкции и подпомага ефективното управление на архивите във фирмата. При документи, съдържащи лични данни, спазването на GDPR е допълнително изискване.
5. Каква е разликата между протокол за унищожаване и заповед за унищожаване на документи?
Заповедта за унищожаване на документи е официален административен акт, издаван от ръководителя на организацията или упълномощено лице, който разрешава унищожаването на определени документи или информация с изтекъл срок на съхранение. Тя съдържа кои документи ще бъдат унищожени, кой е отговорен за процеса и датата на изпълнение.
Протоколът за унищожаване, от своя страна, е документът, който регистрира самото изпълнение на унищожаването. В него се отбелязват видът, обемът и датата на унищожените документи, както и лицето, което е извършило процеса.
С други думи, заповедта дава разрешение, а протоколът документира действителното унищожаване. И двата документа са важни за законово съответствие, защита на данни и проследимост, особено при проверки от контролните органи и за спазване на GDPR.
6. Издавате ли протокол за унищожените документи?
Да, издаваме. Този документ е задължителен и служи като доказателство, че сте унищожили документите си в законови срокове.
Той е протокол-опис на взетото – единият оригинал остава за Вас, а другият – за нас. Така и двете страни имат пълно знание какво е било взето. След унищожението се издава и сертификат за унищожените документи. Има и допълнителни документи, наречени “Заповед от ръководството” и “Акт за унищожение”, т.е. се назначава вътрешна комисия от Ваша страна, която взима решение кои документи и как да бъдат унищожени. Ние ги подготвяме по образец и Ви остава само да ги подпишете.
7. Как трябва да подготвим документите за процеса по унищожаване?
Всичко, което трябва да направите е да отделите документите, които са с изтекъл срок за съхранение и искате да унищожите, от тези, които бихте искали да съхраните.
8. Нужно ли е да правим опис на документите?
В зависимост от вашите предпочитания можем и ние да направим подробен опис на документите, които подлежат на унищожение, за да знаете какво е било заличено. Други варианти за опис са той да бъде:
- на ниво папка
- под по-общо название на документите
- ниво кашон или чувал.
9. Услугата по унищожаване еднократна ли е, или може да бъде извършвана на регулярна база?
Ако желаете услугата да бъде извършена еднократно, да предавате информация за унищожаване на по-големи етапи от време или натрупвате големи количества документи, то тогава ни изпратете запитване и в рамките на 24 часа наш представител ще се свърже с вас.
Ако разполагате с наши заключващи се контейнери за унищожаване на документи, се уточнява график, според който наш екип регулярно взимат пълните контейнери и ги замества с празни. Този тип унищожаване на документи е подходящ, когато имате по-малка по обем информация или информация, която е конфиденциална. Можете да наемете нашите контейнери срещу месечна такса или да ги закупите. Ако това е вариантът, който ви устройва, вижте как да го заявите тук.
10. Колко струва унищожаването на информация?
Цената зависи от обема на информацията, която искате да унищожите. Ние предлагаме цена, която е на база кубичен метър. Когато унищожавате документите си навреме, вие се подсигурявате, че спазвате нормативните изисквания и сроковете за съхранение на информация. В съответствие сте с GDPR изискванията и се предпазвате от потенциални високи глоби.
11. Колко време отнема процесът по унищожаване?
След като се свържете с нас, уточняваме удобни за вас ден и час, в които да дойдем и да вземем документите. В зависимост от обема на информацията, може да стане и в рамките на същия ден, в който е взета.
12. Разполагате ли с транспорт , или ние трябва да предоставим сами информацията си?
Разполагаме със собствен транспорт, оборудван с GPS устройства за проследяване, така че не е необходимо да се тревожите за тази част. Така подсигуряваме защитата и сигурността на Вашата информация от първоначалния момент на взимането й до чисто физическото й унищожаване. След като ни я предадете, ние знаем местоположението й във всеки един момент.
13. Имаме секретна информация, която не искаме да разкриваме. Можем ли да предадем запечатан кашон?
Да, можете. Съветваме предварително да се уверите, че няма да унищожите информация, чийто период на задържане все още е в сила. Винаги можете да се консултирате с нас относно сроковете за съхранение на различните документи.
14. Изгарянето на документи позволено ли е?
Според българското законодателство и МОСВ унищожение чрез изгаряне не е позволено.
15. Може ли да съхраним информация за по-дълъг срок, за която се колебаем дали ще ни потрябва в бъдеще?
Всяка организация решава според законовите изисквания, вътрешните правила и целите си колко дълго ще задържи вътрешно-оперативните си носители, като срокът трябва да е не по-малък от законово упоменатия.
Aко документите не съдържат лични данни, които изрично трябва да бъдат изтрити и заличени от всякакви носители на информация, може преди физическото им унищожаване да изберете да ги сканирате и дигитализирате. Така ще разполагате с информацията от тези документи, в случай, че ви потрябва някога. Същевременно, ще освободите значително офис пространство, както и ще спестите средства за съхранението й.
В заключение: Ползите от процеса по унищожаване на информация
Унищожаването на документи и информация е заключителният етап от нейното управление. Когато го доверите в ръцете на специалисти, вие си гарантирате, че:
- Дейностите по унищожаване са съобразени със законовите изисквания
- Запазвате поверителността на своята информация и тази на вашите клиенти и контрагенти
- Давате нов живот на своите активи, съобразно възможностите им
- Използвате екосъобразни услуги, които помагат на околната среда
- Защитавате репутацията си
- Предпазвате бизнеса си от изтичане на информация, притеснения при одити, глоби или наказания.
Бонус: Кратко блиц интервю с GDPR експерт
И понеже знаем, че има тясна връзка между унищожаването и личните данни, потърсихме мнението на г-н Георги Средков, експерт по GDPR.
На 25.05.2019г. се навърши една година от влизането в сила на GDPR. Няма по-добър начин да отбележим от това да си припомним набързо на какво да обръщаме по-голямо внимание, за да запазим съответствие с нормативните изисквания.
Г-н Средков, като експерт по защита на личните данни, можете ли да ни кажете какви са приликите и разликите между сигурност на личните данни и сигурност на информацията?
Сигурността на личните данни добавя (надгражда) още един слой към сигурността на информацията. Както знаем, сигурността на информацията е осигуряване на конфиденциалност, интегритет и наличност (гарантираност) на информационните активи. Личните данни добавят фокус върху целта и основанието на обработка, т.е. законосъобразност и прозрачност на обработките, както и върху правата, които се дават на субектите за контрол, върху това кой и как обработва техните лични данни. В добавка към този слой е изискването за поддържане на отчетност. Сигурността и защитата на личните данни добавя допълнителни изисквания, които досега не са поставяни като задължителни.
За какво трябва да внимават компаниите при унищожаването на личните данни?
Важна част от подготовката и поддържането на изискванията на Регламент 2016/679 е инвентаризацията и особено частта с основанието за извършването на дадена обработка за конкретната цел. Тук се установяват и сроковете за задържане на личните данни. Когато за дадена цел се извършва обработка на лични данни и изтекат всички основания, според Регламента ние сме длъжни да прекратим обработката и да унищожим или анонимизираме личните данни.
Периодът на задържане на информация зависи ли от вида на носителя на информацията?
Правилата са еднакви за всички носители, т.е. не зависят от вида на носителя. Освен това, когато се прилага процедура за заличаване, тя би следвало да се прилага и към продукционната среда и към репликираната среда, и към всички архиви, където се намират конкретните данни.
Важно е обаче периодично архивите да се тестват. Има много случаи, когато технологията са се променили или носителите не издържат на различни фактори във времето, затова тестовете са неизменен процес. Какви са Вашите наблюдения за отношението на хората в България една година след влизането в сила на GDPR?
В България тепърва ще се изгражда култура по въпросите на личната информация. Хората подхождат предпазливо и с любопитство, основно развълнувани от възможните санкции.
Свързани статии
Абонирайте се за нашия бюлетин
"*" показва задължителните полета