Често задавани въпроси

Архивиране

1. Защо да избера партньор за физическо съхранение пред вътрешното решение?

Национални Архиви ви помага да постигнете спокойствие и сигурност. Отнемаме тревоги от непредвидени обстоятелства (напр.: наводнение, пожар, човешкия фактор) и помагаме да спестите ресурси. С нас постигате по-висока степен на организираност, а също освобождавате и значително офисно пространство.

2. Колко ще спестя?

Избирайки ни за партньор в съхранението и сканирането на документи, ще намалите не само разходите си за наем на допълнителни помещения за съхранение, но също и за човешки ресурси, специализирана техника и оборудване. Добавената стойност в услугата ни е същественото предимство, рефлектиращо директно върху работния процес - ще съкратите многократно времето за намиране на конкретен документ.

3. Няма ли да се обърка текущата ни подредба и организация?

Изключително гъвкави сме към настоящите практики, които използвате за систематизиране на документите. Преди да започнем операциите по архивиране, задължително съгласуваме с вас подходящ вариант, съобразен със сегашната структура, която прилагате. Разберете повече за процеса в Архивиране / Анализ и съвети.

4. За колко време ще получа документ, който ми трябва?

Синхронът между електронната ни система и местоположението им архивохранилището ни, ни позволява бързо да локализираме търсеният документ. А ако документът е сканиран и прикачен в системата ни, ще можете да го отворите от всяка точка на света без да губите никакво време! Също така за по-малко от час можем да ви изпратим през криптиран имейл искан документ, а физически да го доставим при вас в период от 4 до 24 часа.

Съхранение

1. Как подсигурявате подходящи условия за съхранение?

Отговаряме изцяло на стандартите, които нашата професия изисква. Архивохранилището на Национални Архиви притежава официален статут от ДНСК. Сградата е под строги мерки за безопасност и сигурност и запазването на конфиденциалност на информацията ви е наш пръв приоритет. Как осигуряваме най-високите защитни мерки тук.

2. Моите документи съхраняват ли се заедно с тези на други фирми, или мога да избера да са на специално място?

Над 150 компании и частни лица ни повериха управлението на своите архиви. Все пак знаем, че в някои индустрии има по-специфични изисквания за съхранение. За да посрещнем и тези нужди, имаме специални помещения.

Сканиране и индексиране

1. Как да избера кои документи да сканирам?

Решението е относително индивидуално спрямо сферата ви на дейност. Все пак има няколко общовалидни въпроси, които ще ви помогнат да се ориентирате дали е дошло времето за дигитална трансформация на документите ви:

Да знаете кои документи ползвате за изпълнение на ежедневните си задачи, т.е до кои ще ви трябва бърз достъп;
При изпълнението на кои бизнес процеси се изискват последователни действия от хора от различни отдели, които да могат да разполагат с една и съща информация, без да зависят един от друг;
Дали можете да извличате данни от наличната информация.

Напр.: В ситуациите, когато се налага да направите справка с конкретни счетоводни документи, полици, договори, проекти, чертежи и/или други. Често малки преобразувания в работния процес, като минимизиране на ръчните дейности чрез сканиране и автоматизация, могат да доведат до сериозно повишаване на ефективността.

2. Имам документи от най-различни отдели. Как мога да бъда сигурен, че всеки служител ще вижда само документите, до които е редно да има достъп?

Нашият бутиков софтуер позволява много фин контрол на достъпа на индивидуалните потребители. Съобразно изискванията ви, създаваме различни параметри и филтри, по които могат да се търсят документите. Така от една страна имате единна система на организация, а от друга това ни позволява да обслужваме неограничен брой потребители, всеки от които с различни индивидуални и строги права за достъп.

3. Как ще разполагам с данните от вече сканираните документи?

Има няколко различни варианта. Ако използвате хостинг, в момента, в който те бъдат сканирани и индексирани, вече ще можете директно да ги видите от екрана на електронното си устройство (компютър / телефон / таблет). Други възможни опции са защитено предаване чрез електронни канали, предаване на криптиран електронен носител или прехвърлянето им във ваш софтуер.

Компресия и OCR

1. Притеснява ме, че сканираните файлове ще станат много големи или прекалено малки /нечетливи/.

Имаме възможност да варираме в широки граници, така че заедно ще намерим оптималното съотношение между размера на файла и качеството на изображението.

2. Имам документи/чертежи/скици с нестандартен формат.

Можем да сканираме от формати A0 до А7 или по-малки документи.

3. Ще мога ли да копирам информация от дигитализираните документи?

Да, защото можем да извършваме OCR.

Унищожаване

1. Искам да унищожа чувствителна информация. Мога ли да ви се доверя?

Процесите ни по унищожаване на документи и други електронни носители на информация са сертифицирани и включват спазването на българското законодателство, както и на европейските разпоредби във връзка със защитата на данните на физически лица (GDPR).

2. Не съм сигурен кога един документ подлежи на унищожение.

Имаме значителен опит в унищожаването на документи от различно естество. Ако не сте сигурни ние ще ви посъветваме за всяка стъпка от процеса, за да избегнете неволно унищожаване на все още ценни документи.

3. Как отговаряте на изискванията на а на Регламент (ЕС) 2016/679 /GDPR/ за защита на личните данни?

GDPR изискванията са във връзка с нивото на сигурност и защита на личните данни на физически лица. Притежаваме международни ISO сертфикати, издадени от LRQA по интегрираната система 9001:27001 - Quality Management System & Information Security Management System в областта на управление на документи и информация. В този ред на мисли, като една отговорна и съвременна компания, не бяхме изненадани от GDPR. Но освен строгите мерки и процедури, които притежаваме във връзка със съхранението и управлението на документи, проведохме серия допълнителни тестове, т.нар. GAP анализ и подсигурихме, че системите и процесите ни са в съответствие с новите европейски изисквания за защита на информацията. Също така назначихме и обучихме отговорник по защита на личните данни (DPO) и помощници, които да контролират процесите и сигурността. От правна гледна точка, съобразихме договорите си с контрагентите ни с новите изисквания (клиенти, доставчици и служители). Оборудвали сме се със специализирани машини за сигурно и конфиденциално унищожаване на информация (документи, CD, банкови карти и др.) Всички тези механизми и контроли внедрихме, за да покрием изискванията на Регламента и да се превърнем в един надежден помощник на вас - нашите клиенти и партньори.