Електронен архив и сканиране на документи – услугите, които стават все по-предпочитан избор за управление на архив
nacorp
Има една приказка, че ако се чудите дали е дошло времето за нещо, то най-вероятно вече сте закъснели. В ерата на дигитализацията потребността от бърз достъп до определена информация за изпълнение на служебните ни задължения e осезаема. Ако се колебаете дали е време да дигитализирате архива си и да ускорите достъпа до търсения документ, в следващите редове ще се опитаме да дадем отговор как това ви помага да ускорите достъпа си до търсената информация, да увеличите ефективността си и да получите знания с какви точно документи разполагате.
- Какво е дигитализацията и защо е важна
- Кога разбирате, че е дошло време да дигитализирате архива си
- Какви са ползите от сканирането на документи
- За кои компании е подходящ електронният архив
- Кои документи да сканирате
Сканиране на архивни документи
Сканирането на документи представлява цялостен процес по дигитално преобразуване, обработка и организиране на хартиени документи в електронен формат. То включва няколко етапа - подготовка на документите, сканиране с професионални устройства, оптично разпознаване на текст (OCR) и индексиране по предварително зададени критерии като дата, номер, тип или отдел. Получените файлове се запазват в стандартизирани формати (най-често PDF/A) и се интегрират в електронен архив или софтуер за управление на документи.
Благодарение на този процес, организациите получават бърз и сигурен достъп до информацията, елиминират нуждата от физически архиви и осигуряват пълно съответствие с изискванията на GDPR. Сканирането е основна стъпка в изграждането на дигитална среда за работа, в която документите са достъпни по всяко време, от всяко устройство и с ясно дефинирани нива на достъп.
Какво представлява дигитализацията на документи и защо е важна?
Дигитализацията на хартиените документи, наричана още сканиране, оптимизира работата и значително повишава ефективността на работещите с тях. Тя помага документите много по-лесно могат да бъдат намерени, споделяни, изтегляни, изпращани, управлявани и, най-вече, защитени. Също така това е добро решение в случай, че искате да съхраните някои документи, които не сте задължени да пазите от закона, но са ценни за вас и вашата организация.
Кога се налага да започнете да сканирате документите си
Има няколко общи признака, по които можете да разберете, че е дошло време за сканиране на документите:
- Не знаете с какво точно разполагате, а документите са навсякъде около вас;
- Офис пространството или складовите площи се използват за съхранение на документи, вместо по предназначение;
- Правите чести справки с хартиени документи в ежедневната си дейност;
- Губите време, за да отговорите на клиентско запитванеили насрещна проверка;
- Не можете да извлечете знания от документите в архива си, с които да правите прогнози, анализи и справки;
- Ако често, за да откриете един документ, се налага в процеса да се включват няколко различни служители;
Ползи от сканирането на документи
Сканирането на документите е част от стратегията на компаниите за съхранение и управление на документи и улеснява текущите работните процеси.
Ползите, които произтичат от сканирането и индексирането (наименуването) на документи помагат на компаниите да:
- Имат по-бърз достъп до документите си;
- По-лесно да споделят информацията от тях помежду си;
- Предпазят информацията, съдържаща се на хартиения оригинал;
- Повишават нивото си на информационна сигурност, тъй като свеждат до минимум рисковете, свързани с обработката на хартиените документи;
- По-лесно поддържат одитната следа, изисквана от ОРЗД по отношение опазването на поверителността на личните данни - само определени хора могат да имат достъп до информацията, и всеки достъп трябва да бъде записван и проследим;
- Пестят ресурси чрез икономията на разходи в следствие на архивирането и дигиталната обработката на хартиени документи;
- С електронен архив по-лесно проследяват и отговарят на законовите срокове за съхранение на информация - както минимални периоди, така и максимални;
За да може да изградите стратегия, по-долу даваме примери кои документи най-често се сканират и кои компании какво решение за дигитализация избират.
Сканиране на документи и управлението им - два основни начина
Най-често сканираме финансово-счетоводни документи, фактури, товарителници, застрахователни полици, клиентски досиета, медицински досиета, чертежи, документи с културна стойност.
Начин 1: Софтуер за управление на електронен архив и сканиране на документи
След като сте избрали партньор в дигитализирането има няколко варианта, по които вие можете да имате достъп до тях.
Чрез софтуер за управление на архивни документи само с няколко клика и за секунди ще видите търсения документ на екрана си - независимо дали архивът ви се състои от сто документа, или десет милиона. Чрез него превръщате информацията от документите си в база от знания, можете да боравите с него с модерни информационни системи и инструменти и лесно следите трендовете на растеж през годините.
Гледайте демо тук
Такова решение е подходящо за всеки, който иска да работи със своите документи независимо. Електронният архив може да бъде реплика на целия ви физически архив или да изберете да сканирате само част от документите си – тези, които използвате най-често.
Най-често е подходящо за компании с множество отдели, компании, възприели дигитален подход към работата или такива, които често работят с хартията и правят справки с нея.
Често предпочитано решение от следните сектори: застрахователен, счетоводство, логистика, фармацевтични компании, медии, банкиране, търговия с бързооборотни стоки или в големи мащаби.
Начин 2: Сканиране на документите и наименоване
При това решение също разполагате със сканирани файлове с високо качество. Те ви се предоставят записани на носител и са организирани по начин, адаптиран към вашата структура - по директории и поддиректории или придружавани от файлове с метаданните им. Тук има някои ограничения като това, че:
- заемат сървърно пространство във ваше оборудване;
- разполагате единствено с локален достъп до сканираните изображения
- и са с доста по-ниска степен на защита и риск от неволно заличаване.
Подходящ за компании с малък документоооборот; компании, които използват различни DMS решения, или организации и частни лица, които искат да сканират ценни за тях документи, трябващи им за различни цели.
Бизнес сектори: адвокатстки кантори, малки дружества, търговия в средни и малки мащаби, здравни заведения.
В заключение: Сканирането на документи и организацията в електронен архив имат редица ползи за поддържането на висока степен на организираност, ефективност и сигурност за архива ви. Дигиталните изображения помагат за бързия достъп, по-лесното им споделяне и управление и увеличават степента на защита. Независимо дали ще изберете да сканирате документите, за да имате техни локални копия, или ще ги сканирате като част от цялостната стратегия управление и съхранение на архива си, е добре да се консултирате със специалист.
Имате ли въпроси как да го направите? Вижте Топ 15 въпроса за дигитализацията на документи и техните отговори или направо ни изпратете ни запитване – ще се радваме да помогнем и намерим подходящото решение заедно!
Авторски права © National Archives 2019
Свързани статии
Абонирайте се за нашия бюлетин
"*" показва задължителните полета